Wyścig z czasem dotyczy każdego z nas w różnym stopniu. Każdy z nas ma swoje ulubione narzędzia, metody, zasady i sposoby na zarządzanie czasem. Na to, by być bardziej wydajnym i efektywnym, szybciej i bardziej pracować, osiągać lepsze wyniki. Codziennie mierzysz się z tysiącami spraw, zadań, wyzwań. Stajesz na starcie do wyścigu. Wyścigu efektywności, produktywności i wyścigu z czasem – wyścig z czasem nikomu nie odpuszcza.

TIMETRICK powstał właśnie przed chwilą i bardzo przypadł mi do gustu. To jedno z tych słów, jak ZEN czy WORKFLOW, które mieszczą w sobie tak wiele i są połączeniem kropek twórczych (o kropkach pisał Austin Kleon). Wg mnie oczywiście. Dzisiaj prezentuję Wam pierwszą część moich sposobów na efektywność, produktywność, ogarnięcie zadań i organizację czasu. Dzisiaj ostatni część moich sztuczek zarządzania sobą w czasie.

1. KUP NOTES I WYBIERZ KONTAKT BEZPOŚREDNI

Cyfrowy świat daje tyle możliwości! Można synchronizować zadania, wymieniać się uwagami i informacjami w tak krótkim czasie! Ale, nie ukrywajmy – zabiera też sporo czasu. Instalowanie, aktualizowanie, uruchamianie każdorazowo oddzielnej aplikacji, dodawanie spotkań, wydarzeń, notatek, gości, osób pośrednio lub bezpośrednio zaangażowanych w temat, synchronizowanie i wysyłanie dodatkowych powiadomień… To, co dotychczas wydawało mi się szczytem techniki, z czasem zaczęło mnie po prostu nużyć i przestało być efektywne. Liczba powiadomień otrzymywanych z aplikacji bywa niekiedy tak przytłaczająca, że części z nich nie czytam, części nie odnajduję, a część czytam po terminie. Maile wysyłane z kopią do mojej wiadomości, które w większości mnie nie dotyczą, oznaczenia spotkań w Outlooku, na których nie muszę być obecna – to wszystko odciąga mnie do istoty wykonywanej pracy i zmusza do analizowania zasadności i ważności. Włączenie kolejnej otrzymującej powiadomienia jest łatwe, niestety – w wielu przypadkach oznacza, ze nadawca uważa sprawę za zakończoną i załatwioną; często staje się też formą asekuracji. Jednocześnie przytłoczyć może liczba dokumentów do przeczytania czy prezentacji produktów.

Dlatego do notowania używam notesu, do planowania zadań – organizera, do zapisywania spotkań – kalendarza. Podczas spotkań osobistych naradzam się z ludźmi, z którymi pracuję, przekazuję im informacje i upewniam się, że zrozumieli mój komunikat (jednocześnie nie pochwalam zebrań i spotkań organizowanych w niewiadomym celu i zabierającym czas w sytuacji, gdy pewne kwestie mogą zostać przekazane telefonicznie lub mailowo, co pozwala skrócić czas niezbędny do załatwienia sprawy). Wyścig z czasem wymusza szybkie tempo ale przede wszystkim efektywność.

Zapisanie jednego zdania w notesie jest czynnością trwającą krócej niż wyjęcie telefonu, odpalenie stosownej aplikacji, znalezienie odpowiedniego miejsca do zapisania tej właśnie notatki, wpisanie notatki, zapisanie, a przy okazji sprawdzenie połączeń, powiadomień itp. Poza tym jestem zdania, że podczas spotkania kulturalniej jest zapisywać w notesie niż w telefonie, podobnie jak wykonanie kilku telefonów do pracowników okazuje się często szybsze od napisania maila i stworzenia do niego prezentacji, która nie przez wszystkich może okazać się zrozumiana. Możecie więc uznać, że jestem staroświecka. Ale ja wiem, że wyścig z czasem trwa. Nieustannie.

2. PRZEGLĄDAJ I UPRASZCZAJ

Codziennie sprawdzaj efektywność swojej pracy. Co zostało wykonane, co nie i dlaczego nie? Eliminuj zadania, które zbyt długo przepisujesz z listy na listę – gdyby istotnie były ważne – zostałyby przez Ciebie wykonane. A jeśli znajdują się w sferze marzeń, nie planów – przenieś je na listę „marzenia do spełnienia”.

Obserwuj swoją pracę i efektywność. Grupuj zadania w bloki, o ile to możliwe, upraszczając ich wykonanie. Upraszczaj też procesy i procedury, do których jesteś przyzwyczajona. Czasem warto po prostu z nich zrezygnować – to upiorne wypełnianie raportów i tabelek sprawia, że zostajesz w tyle a wyścig z czasem trwa dalej! Mankamentem wielu skutecznych narzędzi zarządzania czasem, projektami, wielu systemów informatycznych i aplikacji, służących usprawnianiu jest fakt, że bardzo wiele czasu zajmuje zasilenia ich danymi, wypełnianie baz i wprowadzanie informacji. To często rodzi frustrację, która przesłania w efekcie końcowym korzyści płynące z ich efektywnego zastosowania. Czasem po prostu nie warto – zwłaszcza, gdy nie musisz tego robić (dobrowolnie mozesz samemu sobie odpuścić).

3. ZNAJDŹ RUTYNĘ I RYTUAŁY

Na pewno posiadasz określone rytuały – są także pewnego rodzaju patentem na bardziej efektywną organizację dnia. Podobnie jak listy wprowadzają ład, tak rytuały nadają rytm. Nie wiem, czy wyraz „rytuał” jest spokrewniony z rutyną, ale wiele z naszych czynności rutynowych stanowi pewne rytuały. Poszukaj swoich i pielęgnuj je, a jeśli ich jeszcze nie posiadasz – spróbuj je zorganizować.

Do moich ulubionych rytuałów należą:

Poranna kawa + e-miale + Facebook + ewentualna korekta listy zadań.

Złota cicha godzina pod koniec pracy – kiedy już nikt niczego ode mnie nie wymaga, a ja mogę przeanalizować i ułożyć plan na kolejny dzień.

Wieczorny czas w kuchni – przygotowywanie kolacji i posiłków do pracy na kolejny dzień – który pozwala mi ułożyć sobie sprawy domowe.

Mój dzień domowy – dzień w tygodniu, w którym nie muszę wychodzić po pracy i mogę sobie pobyć panią domu.

W piątki – gdy po południu niczego nie robię, nie wychodzę, nie sprzątam, nie wymyślam, co-by-tu-zrobić i odpoczywam.

Wieczorna praktyka wdzięczności.

PS. To jest część artykułu, który ukazał się w magazynie Kreatorka Uskrzydla

Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj również:

W poszukiwaniu straconego czasu 8 – wyścig z czasem czyli moja złota dwunastka TIMETRICK’ów (część 2) W poszukiwaniu straconego czasu 7 – wyścig z czasem czyli moja złota dwunastka TIMETRICK’ów (część 1) W poszukiwaniu straconego czasu – część 1. Czas jest zorganizowany W poszukiwaniu straconego czasu 10 – TO JEST TWÓJ CZAS – ZACZNIJ DZIAŁAĆ!