Dwight David Eisenhower, ps. Ike – amerykański dowódca wojskowy, generał armii United States Army, uczestnik II wojny światowej, Naczelny Dowódca Alianckich Ekspedycyjnych Sił Zbrojnych, polityk, 34. prezydent Stanów Zjednoczonych (1953 – 1961). Urodził się 14 października 1890 r w Denison, w stanie Texas. Zmarł w waszyngtonie 28 marca 1969 roku [Wikipedia].
Pochodził z biednej rodziny. Jako jeden z najlepszych uczniów (zarówno w naukach ścisłych jak i w sporcie) ukończył szkołę podstawową i średnią. Nie stać go było jednak na studia – jedyną możliwością bezpłatnej edukacji było podjęcie nauki na studiach w szkole wojskowej.
Jedną z tradycji amerykańskich „yearbooks” są przepowiednie na temat przyszłości maturzystów, o Eisenhowerze napisano, że zostanie profesorem historii na Uniwersytecie Yale lub prezydentem Stanów Zjednoczonych.
Na początku swojej kariery wojskowej spotkał generała Foxa Connora, który jako generał był dla Dwight’a wielkim autorytetem. Connor z kolei od razu dostrzegł niezwykły potencjał Eisenhowera oraz jego predyspozycje i zachęcał go do pogłębiania wiedzy w zakresie strategii. Jednocześnie kolejne szczeble kariery osiągane przez Eisenhowera rozwijały jego kompetencje zarządcze. To wszystko spowodowało, że bardzo szybko stał się jednym z czołowych generałów armii amerykańskiej. Odnosił niezwykłe sukcesy podczas drugiej wojny światowej, a po jej zakończeniu rozpoczął karierę polityczną i został prezydentem. na emeryturze publikował swoje pamiętniki i służył radą swym następcom – Kennedy’emu, Johnsonowi i krótko Nixonowi. Dwight Eisenhower dwukrotnie – w latach 1944 i 1959, zdobył tytuł Człowiek Roku tygodnika Time.
Jako generał, a potem prezydent, miał pod sobą wielu ludzi, którym mógł delegować zadania. Miał też na głowie wiele spraw. Ponieważ jako człowiek odpowiedzialny za swój kraj starał się kontrolować je wszystkie osobiście, bardzo szybko doszedł do wniosku, że samodzielne wykonywanie wielu zadań nie jest efektywne i nie sprzyja poprawnemu i terminowemu ich wykonywaniu. Znalazł więc prosty sposób na zarządzanie i zwiększenie produktywności, poprzez ustalenie priorytetów dla zadań. Jego macierz to jedno (ale nie jedyne) narzędzie planowania czasu. Jak sam twierdził:
To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne
Jesteśmy zaangażowani w realizację rożnych spraw, projektów, realizujemy cele i zadania. Zajmujemy się tym zarówno zawodowo jak i prywatnie, często żonglując czasem i starając się elastycznie reagować na doraźnie pojawiające się rzeczy. A kluczem do sukcesu jest strategiczne planowanie i odpuszczanie. Podejmowanie decyzji w zarządzaniu czasem to wybór rodzaju i wielkości zadań, które należy wykonać w pierwszej kolejności. DECYDOWANIE OZNACZA WYZNACZANIE PRIORYTETÓW – a to z kolei podejmowanie decyzji, którymi zadaniami należy zająć się w pierwszej kolejności, jakimi w drugiej, jakie pozostawić na koniec, a które przekazać do wykonania innym. Eisenhower w swojej strategii dzielił sprawy na mniej lub bardziej pilne oraz na mniej i bardziej ważne.
Ważne rzeczy to takie, które przyczyniają się bezpośrednio do realizacji i osiągania naszych celów, mają dużą wartość ze względu na cel, określane ze względu na konsekwencje oraz nieuchronność czyli prawdopodobieństwo zajścia. Warto również wziąć pod uwagę subiektywną wagę: ważne oznacza, że coś jest ważne dla mnie z punktu widzenia moich kryteriów.
Pilne rzeczy mogą mieć tylko krótkotrwałe konsekwencje. Muszą być wykonywane od ręki, nie mogą czekać. Mogą, ale nie muszą, nawiązywać do naszych celów, mogą bezpośrednio się do nich przyczyniać, ale z reguły tak nie jest. Oceniając pilność zadania należy mieć dwie dane: do kiedy ma być wykonane oraz ile czasu zajmie wykonywanie.
Ten klucz podziału pozwolił mu na zdefiniowanie 4 typów zadań do wykonania:
1. PILNE I WAŻNE
To dość duża grupa spraw, których nie można zaniedbać. To są zadania (zawodowe, domowe), w których wykorzystujemy swoje doświadczenie i reagujemy niezwłocznie na codzienne wyzwania w tym obszarze. Dobrze jest przystępować do nich natychmiast i wykonywać osobiście (jesli mają krótki termin – do 2 dni). Są to głównie zadania o ważnym znaczeniu strategicznym oraz te, które są ważne ze względu na ich pilność. Są tu więc: „sprawy nie cierpiące zwłoki”, konieczne do wykonania w jak najkrótszym terminie. Działania te powodują nieustanne odczuwanie napięć (przed czynnością) oraz odprężenia (po jej wykonaniu). Należy przystępować do ich wykonania niezwłocznie, gdyż konsekwencje odkładania ich na później mogą spowodować dodatkowy nawał pracy. Niektóre z nich nadają się do delegowania, dlatego mogą również znaleźć się w obszarze spraw ważnych ale mniej pilnych. Konsekwencjami przedkładania zarządzania kryzysami nad inne działania są:
- stres
- nieustanne „gaszenie pożarów”
- brak czasu dla siebie i innych
- wyczerpanie
- brak odpoczynku
- tendencja do marnowania pozostałego czasu
2. MNIEJ PILNE I WAŻNE
Są to ważne sprawy, które mogą być wykonywanie regularnie lub sukcesywnie po ich strategicznym zaplanowaniu. Nie muszą być załatwione od razu, najczęściej więc mogą poczekać. Problem pojawia się, gdy stają się pilnymi. Powinny być strategicznie zaplanowane. Jest to tzw. ćwiartka wysokiej jakości, najważniejsza z punktu widzenia organizacji swojego czasu. W tym obszarze układamy plany, przewidujemy problemy i sposoby zapobiegania im, przekazujemy obowiązki innym ludziom, doskonalimy nasz umysł i rozwijamy zdolności. Tutaj także powinny znaleźć się takie zadania jak aktywność fizyczna, dbałość o zdrowie, odpoczynek. To na tych zadaniach powinniśmy się skupić. Zaniedbywanie działań związanych z planowaniem prowadzi do poszerzenia się ćwiartki „ważne i pilne”, która wpływa na zwiększanie się poziomu stresu w naszym życiu i wypalania się. Warto zatem rozplanować czynności w taki sposób, aby z czasem maksymalnie zarządzać zadaniami z tej ćwiartki i zminimalizować czas poświęcony na wykonywanie zadań „waznych i pilnych”. Efektywne strategiczne zarządzanie sprawami i zadaniami w tym obszarze prowadzi do tego, że ćwiartka spraw i zadań „ważnych i pilnych” pozostaje wolna (pusta) i oczekuje na sprawy nagłe. Konsekwencjami realizacji tych zadań w pierwszej kolejności są:
- harmonia
- mocne więzi z innymi
- umiejętność automotywacji
- potrzeba sporadycznego zajmowania się niewielkimi kryzysami
3. PILNE I MNIEJ WAŻNE
Szum wokół tego, co pilne, stwarza iluzję ważności. W zadaniach tych tkwi niebezpieczeństwo, że ulegniemy „tyranii spraw nie cierpiących zwłoki” i cały swój czas poświęcimy załatwianiu tych spraw, ponieważ są tak pilne. Realizując zadania z tej grupy mamy poczucie, że wykonujemy coś ważnego i pilnego, jednakże okazuje się, że najczęściej jest to istotne dla kogoś innego. Pułapką dla naszej efektywności jest to, jak wiele godzin spędzamy realizując cudze priorytety i zaspokajając cudze oczekiwania, i cały czas myślimy, że jesteśmy w ćwiartce I, czyli spraw waznych i pilnych. Te zadania w każdym przypadku powinny zostać delegowane, ponieważ ich załatwienie nie wymaga szczególnych kwalifikacji, a tym bardziej naszej osobistej pracy czy zaangażowania. Stawiając przed pracownikami odpowiedzialne zadania zwiększacie ich kwalifikacje i motywację do pracy. Jeśli to możliwe, powinniśmy zatem dzielić się tymi zadaniami z innymi, poieważ dzięki temu zyskamy czas na realizację zadań dla nas istotnych. Jesli nie możemy (lub nie chcemy) delegować tych zadań, wówczas ustalamy dla nich priorytety i terminy realizacji oraz określamy czas niezbędny do ich realizacji. Dzięki temu znajdują się one w ćwirtce II – czyli spraw mniej pilnych, ale ważnych, nad którymi sprawujemy kontrolę. Konsekwencjami nadmiernego poświęcania się zadaniom tej grupy są:
- słabe i powierzchowne związki
- poczucie poświęcania się, którego nikt nie docenia
- brak poczucia sensu wykonywanych działań
- brak własnej wizji i misji
4. MNIEJ PILNE I MNIEJ WAŻNE
Nie są to sprawy dla nas istotne, więc najprościej je ignorować. Większość z nich to sprawy ważne dla kogoś innego, nie realizujące naszych celów. W tej grupie mieszczą się również pożeracze czasu, bezproduktywne spotkania, czyli wszystko to, bez czego możemy się obyć. Często zadania tej kategorii są odkładane na „stos rzeczy do zrobienia”. Jeżeli już raz zaczęliście załatwiać te sprawy i zaniedbywać z tego powodu zadania należące do kategorii pilnych i ważnych – nie dziwcie się, że jesteście przeciążeni pracą. Minimalizując czas spędzany na zadaniach nieważnych i niepilnych przestajemy tracić czas na rzeczy nieistotne, a znajdujemy rezerwę na te naprawdę ważne. Konsekwencjami realizowania zadań tych są:
- brak umiejętności samodzielnego dbania o własne potrzeby
- brak odpowiedzialności
- uzależnienia
- nieumiejętność efektywnej pracy
Oczywiście nie ma jednej uniwersalnej metody ani żadnego magicznego klucza do określania ważności i pilności zadań do wykonania. Jest to bardzo subiektywna sprawa. Najczęściej priorytety ustalamy podświadomie, co wynika z ich oczywistości. Wynika to z ról zyciowych, które na co dzień pełnimy – zawodowo i społecznie. Role te wyznaczają nam cele. Zawsze wiemy, co jest najważniejsze, co mniej ważne, a co po prostu trzeba zrobić. Są jednak sytuacje lub dni, kiedy wszystko wydaje się tak samo ważne i tak samo pilne – patrząc na listę zadań mamy tylko jedną myśl: „nie wiem, w co ręce włożyć”. W określaniu priorytetów najważniejsze, na co musimy sobie odpowiedzieć to to, która aktywność jest najistotniejsza z punktu widzenia realizacji naszych celów. Bardzo często jednak wpadamy w pułapkę pilności i zamiast od spraw najważniejszych zaczynamy od tych, które są najpilniejsze.
Analiza ta jest bardzo praktycznym środkiem pomocniczym kiedy trzeba szybko rozstrzygnąć, jakie zadania powinny otrzymać pierwszeństwo. Priorytety są ustalane według kryterium PILNOŚCI i WAŻNOŚCI. Ważność ma związek z naszymi najważniejszymi celami. Jeśli jakieś zadanie wpływa znacząco na osiągnięcie istotnych z naszego punktu widzenia celów, to znaczy, że jest ważne. Pilność to kryterium nierozerwalnie związane z czasem. Pokazuje nam termin wykonania jakiegoś zadania. Data może być mniej lub bardziej odległa w czasie, co klasyfikuje nasze aktywności jako mniej lub bardziej pilne.
Stosowanie samodzielnie tej macierzy pozwala na efektywniejsze wykorzystanie zasobu czasu, którym dysponujemy. Jednocześnie jest także jednym z narzędzi zwiększenia produktywności. Już po kilku tygodniach stosowania tego narzędzia zauważymy, w jaki sposób nasza produktywność w wykonywaniu zadań zwiększa się wraz z biegłością dzielenia zadań i wpisywania ich w poszczególne ćwiartki. Jest to bardzo wygodne narzędzie, dające wgląd w listę zadań. Wbrew pozorom – nie zajmuje również wiele czasu. Pułapką jednak może być błędna klasyfikacja zadań i wpisywanie ich w nieodpowiednie ćwiartki macierzy, co powoduje zaburzenie naszego rytmu, zmniejszenie produktywności i osłabienie koncentracji na zadaniach. Kolejną pułapką jest także konieczność delegowania zadań – boimy się tego często myśląc, że sami zrobimy to szybciej lub lepiej. O zaletach delegowania napiszę kolejny post, gdyż jest to bardzo niedoceniane narzędzie organizacji wykorzystania własnych zasobów czasu.
Jednocześnie nie należy również zaniedbywać tak do końca zadań z ćwiartki IV. Każdy z nas potrzebuje odpoczynku, czasem też tego niekontrolowanego „marnowania czasu”- gapienia się w telewizor czy oglądania śmiesznych filmików na youtube. Nie obawiajmy się wpisywać tego typu zadań i kwalifikować ich do tej właśnie ćwiartki. Trzeba też wziąć pod uwagę, że jeśli optymalnie zaplanujemy sprawy ważne i niepilne, po jakimś czasie staną się one ważne i pilne, bo przyjdzie na nie czas (deadline). Przesuną się pomiędzy ćwiartkami tabeli. Podobnie może się stać ze sprawami niepilnymi i ważnymi – w końcu możemy o nich zapomnieć.
Znam dość dobrze matrycę Eisenhowera, ale dopiero dzisiaj oświeciłaś mnie, że pochodzi właśnie od TEGO Eisnehowera.
Znam, lubię i korzystam z ME 🙂 To bardzo dobre narzędzie, pozwalające przyjrzeć się priorytetom. Dla mnie największe znaczenie miało jednak przyjrzenie się temu, co jest naprawdę ważne w perspektywie długofalowej 🙂
Dokładnie – strategiczne planowanie to podstawa!
Teoretycznie każdy zna podział na pilne-niepilne-ważne-nieważne, ale w praktyce rzadko kiedy go stosujemy. A szkoda. Na pewno skuteczniej realizowalibyśmy swoje cele. Chociaż, tak jak zaznaczyłaś w tekście – niezmierne ważne jest także delegowanie zadań, a z tym w ogóle często mamy kłopot.
Delegowanie jest najtrudniejsze – trzeba też podchodzić do tego dość obiektywnie i wyzbyć się emocji – to chyba najtrudnijsza część delegowania. Bo przecież nie myślimy w kotekście delegowania o poproszeniu dziecka, aby pozmywało czy poszło do sklepu – prawda?
Bardzo dobry i pomocny wpis. Dzięki analizie zadań rozróżnienie między sprawami ważnymi i pilnymi może przyczynić się do większego poczucia spełnienia, kiedy realizować będziemy to, co naprawdę ma znaczenie.
bardzo dziękuję za komplement 🙂 moim zdaniem ogólnie autoanaliza naszych zachowań i przyjrzenie się temu, w jaki sposób wykorzystujemy dany nam czas jest podstawą efektywności osobistej. Bo w sumie co z tego, że poznajemy metody i nawet często wdrażamy je w życie, skoro nie dokonujemy analizy, czy w ogóle ich potrzebujemy?
Potwierdzam. A najlepsze jest to uczucie, że nie marnujesz czasu. A raczej brak poczucia, że to co robisz jest marnowaniem czasu. Dlatego właśnie trzeba brać swoje życie w swoje ręce. Inaczej jest się ciągle osobą na którą się deleguje…
Super sobie to przypomnieć. choć na co dzień nie korzystam, to od czasu do czasu by się przydało…no i przydałaby się osoba, która mogłaby za mnie zrobic rzeczy mało ważne i pilne…a znowóż też od czasu do czasu można porobić te mało ważne i mało pilne rzeczy, żeby się polenić 😀
Oczywiście! Wg mnie każdy z nas trochę korzysta z tej kategoryzacji priorytetów i zadań, tylko robimy to podświadomie 🙂
Ostatnio na szkoleniu z organizacji pracy i czasu miałam o tym. Przydatna rzecz 🙂
Szkolenie to jedno, a transfer do życia i środowiska pracy – to drugie. Czy stosujesz?