Bez papierów

bez papierówCzy życie bez papierów jest możliwe? Czy da się funkcjonować? Oczywiście! W końcu żyjemy w cyfrowym swiecie nowych technologii. Przekonuje o tym guru minimalizmu!

Przeczytałam ostatnio krótką Książeczkę Minimalisty Leo Babauty (napiszę o tym wkrótce recenzję). Autor dzieli się z czytelnikiem radami, w jaki sposób uprościć swoje życie w duchu filozofii minimalistycznej. Niewiele w niej mnie zaskoczyło, ale jedna rzecz mnie zdziwiła. Babauta, minimalista – praktyk, wskazuje jeden zaskakujący element – dla mnie zaskakujący, bo jeszcze się z nim nie spotkałam – rezygnację z papieru.

UPRASZCZANIE I EKOSTYL

Jedną z minimalistycznych koncepcji jest upraszczanie i oczyszczanie swojego otoczenia, również z bałaganu wywołanego nadmiarem papierów, dokumentów i innych odręcznych czy wydrukowanych notatek. Ma to swój sens, bo – poza oczywistą ochroną zasobów naturalnych i życiem zgodnie z koncepcją zrównoważonego rozwoju – pozwala ograniczyć czas na wyszukiwanie dokumentów i danych. Do mnie to przemawia.

CYFROWY ŚWIAT

Moja mama wszystko lubi mieć na papierze. O ile przekonałam ją do przejścia na cyfrowe faktury za komórkę, które przychodzą na mój email i ja płacę je za pomocą bankowości internetowej, nadal chce aby jej drukować potwierdzenia wpłaty. Po co? No bo lubi mieć na papierze „w razie czego”. Chyba wszyscy mamy tendencję do „w razie czego”.

Kiedyś, gdy nie wszyscy mieli w domu internet (a nawet komputer) drukowanie materiałów było uzasadnione. Mogłam je mieć zawsze przy sobie, poczytać, sprawdzić. Teraz? Teraz mam dostęp do komputera wszędzie, do smartfona wszędzie – nawet listy zakupów nie robię już na kartce tylko w telefonie, bo kartkę zwykle zapominam ze sobą zabrać – w przeciwieństwie do komórki.

TECHNOLOGIE

Żyjemy w czasach, gdy wszystko można znaleźć w sieci. WSZYSTKO. Wpisujemy kluczowe słowa w Googlu i po chwili mamy całą listę źródeł w różnych formatach. Korzystając z dostępnych obecnie technologii i różnych upraszczających życie aplikacji, możemy sobie wybrać fragmenty, zachować je na dysku czy w chmurze (robiąc totalny śmietnik w folderach) albo przeczytać i na tym zakończyć. Usunąć, zrobić miejsce na inne tymczasowe pliki, z których korzystamy przy realizacji danego zadania.

Po co nam zatem papier? Po co drukować i zaznaczać najważniejsze na kartce, skoro można mieć taki pdf na pulpicie z zaznaczonymi miejscami i w każdym momencie do niego sięgnąć? A jeśli pracujemy bardziej mobilnie, to można mieć taki dokument zapisany w Evernote albo w chmurze, lub, jeśli jest łatwo dostępny online, wyszukać go za każdym razem, nie zaśmiecając sobie przestrzeni cyfrowej? Bo cyfrowy bałagan jest jeszcze gorszy niż bałagan materialny. Nie widać go.

Papier jest ponadto ciężki i łatwo się skaleczyć przewracając po raz kolejny kartki. Można drukować 2 strony na arkusz dwustronnie, to niewątpliwie zmniejsza wagę dokumentu. Czytać mogę w komputerze, przynajmniej można powiększyć czcionkę.

Wiele osób pracując na komputerze w zasadzie nie korzysta już kartek i długopisów – chodzi mi o zakres pracy, nie narzędzia. Większość naszej pracy to praca wykonywana komputerowo, nie papierowo. Po co zatem robić notatki papierowe na spotkaniach, pisać dokumenty na brudno, skoro potem i tak przepisujemy je zwykle do tworzonych plików? Można je przecież robić od razu w pliku tekstowym – oszczędzając zasoby naturalne i czas potrzebny do przepisywania. Ja obecnie szybciej piszę na komputerze niż ręcznie. Ale lubię mieć na spotkaniu notes, bo to umożliwia w nudnych chwilach rysowanie serduszek albo kwiatuszków – tudzież inne doodlanie bez stresu.

KALENDARZE I TERMINARZE

Jakiś czas temu totalnie zapragnęłam mieć własny organizer. Coś więcej niż tylko kalendarz. Skórzany, z przegródkami, z miejscem na notatki, wizytówki, długopis. Nabyłam takowy i służy mi już 2 lata. Ma różne funkcjonalne przekładki i odpowiednie miejsca. Mam tu jakieś wizualizacje, mapy myśli, listę książek do kupienia i tych do przeczytania. Wizytówki i wyznanie miłości od Młodej (gdy miała ok. 4-5 lat). Oczywiście jest też kalendarz i terminarz – niestety rzadko przeze mnie używane regularnie.

Uprościłam swoje życie dość mocno, rezygnując z wielu spraw i aktywności, niepotrzebnie zabierających mi czas i energię, a prowadzających zupełnie donikąd. Jeśli mam 1 – 2 spotkania dziennie czy jakieś zebranie, wyjście do kina lub wizytę u lekarza i tak wpisuję to w kuchenny kalendarz „dla wszystkich”, w elektroniczny kalendarz zsynchronizowany z kalendarzem Pana Męża i Młodej, a poza tym nie mam jeszcze sklerozy i mogę to zapamiętać. Żyjąc TU i TERAZ niewiele planuję na przód, jestem w stanie nad tym zapanować bez żadnego kalendarza i terminarza, ale dla pewności korzystam ze zwykłego kalendarza google i listy spraw do załatwienia.

CZAS

Dla mnie najważniejsza jest oszczędność czasu na różnych czynnościach. Powtarzam sie mówiąc, że mniej rzeczy (w tym papierów) to więcej czasu. Dostępne zasoby internetowe są potężne, a Google szuka szybciej niż my w naszym stosie papierów czy w folderach (nawet przy bardzo dobrej organizacji dokumentów – czy papierowych czy elektronicznych – szukanie zabiera cenne minuty).

Już dawno zauważyłam, że będąc z natury człowiekiem szanującym swój czas, wolę kliknąć kilka razy w komputer w poszukiwaniu elektronicznej wersji pisma, niż wstawać od biurka, iść do szafy z dokumentami, wyjmować segregator i przeglądać kolejne papiery szukając odpowiedniego dokumentu.

Wyszukiwanie zdigitalizowanych dokumentów jest o wiele szybsze i łatwiejsze. Co więcej, za pomocą magicznego skrótu: CTRL+F szybsze i łatwiejsze jest również wyszukiwanie potrzebnych informacji w danym dokumencie. Przewracanie stosu różnych dokumentów podczas spotkania z klientem w poszukiwaniu WAŻNEJ INFORMACJI, która GDZIEŚ TU PRZECIEŻ BYŁA, wygląda totalnie nieprofesjonalnie.

Oprócz zabałaganionego komputera czy chmury (często dzieje się tak w przypadku nadmiernego magazynowania i zbierania różnych plików) elektroniczne dokumenty pozwalają oszczędzać miejsce i czas potrzebny na ich porządkowanie czy sprzątanie.

Elektroniczne przydasie, niestety, bardzo często są mało przydatne, jak to w życiu bywa. Taka cyfrowa piwnica albo strych, gdzie wrzucasz wszystko, na początku nawet odpowiednio to katalogując i kategoryzując, finalnie jest tylko zajętą przestrzenią, bo zanim znajdziesz to, co chcesz, stracisz w pewnym momencie cierpliwość. Albo i tak z nawyku sięgniesz do Googla. Bo szybciej, bo bardziej aktualne, nowe.

MOJE PAPIERY

Pracując w publicznej uczelni, gdzie papier i odpowiednia ilość pieczątek na nim są podstawą, muszę powiedzieć, że cel w postaci ograniczenia papieru to nie będzie łatwe zadanie – tutaj niestety email nie ma mocy sprawczej i wszystko lepiej mieć na papierze – taka filozofia „zbieraj kwity bo nie wiadomo, na co kiedyś mogą ci się przydać” (i rzeczywiście czasem się przydają). To jednak nie przeszkoda – sama systemu nie zmienię, po 6 latach stwierdziłam, że pora się przystosować, skoro niczego nie mogę zmienić.

Pracując z dokumentami, które często się zmieniają, bo są aktualizowane (wytyczne do konkursów, regulaminy, dokumenty strategiczne) gromadziłam dotychczas całą masę papierów, które później fizycznie wyrzucałam, nie były mi już potrzebne. Co więcej – nosiłam wersję starą, bo miałam tam już zaznaczone ważne rzeczy i wersję nową, która się zmieniła oraz zazwyczaj wykaz zmian. Mój kręgosłup nie był z tego zadowolony.

Gromadziłam również mnóstwo niepotrzebnych w ogóle materiałów, które ostatnio zwyczajnie wyrzuciłam prawie zupełnie nie oglądając. Były to w dużej mierze papiery i dokumenty dotyczące prowadzenia szkoleń i bycia trenerem. Skoro nie korzystałam z nich przez ostatnie 10-5-3 lat a nawet z ostatnim roku to raczej mi nie będą potrzebne – to było dość trudne emocjonalnie bo wiązało się również z życiową decyzją o zaprzestaniu jednej aktywności zarobkowej i pożegnaniu się z ponad dekadą pracy zawodowej.

Organizer (niech go szlag!) – tak naprawdę kupiłam go jako gadżet przedsiębiorczej kobiety, gdy zmieniałam nieco profil zawodowy, gdy chciałam mieć profesjonalny notes. Był jedną z moich zachcianek, zanim przeszłam na jasną stronę minimalizmu. Noszę go w torebce, codziennie w pracy wyjmuję, otwieram na odpowiedniej dacie, czasem mam coś zapisane, czasem mam tam chaotyczną listę zdań, mam jakieś notatki a tak naprawdę – głównie go noszę, nie używam. Pomiędzy jego stronami noszę również dużo niepotrzebnych już rzeczy. W ogóle nie jest mi do niczego potrzebny. Może to ładny i profesjonalny gadżet bizneswoman, ale ani ja bizneswoman aż taka nie jestem, ani aż tyle na spotkania nie chodzę, a nawet jak chodzę, to mam zawsze tyle papierów, czasem też laptop, że niesienie organizera zwykle odpuszczam.

REZYGNACJA BĘDZIE PROSTA

Nie używam na co dzień zbyt wielu papierów. Już dawno przeszłam na e-faktury (o ile to było możliwe), bankowość internetową, prasę internetową, ale nadal sporo pracuję na dokumentach papierowych związanych z projektami i wnioskami aplikacyjnymi. Lubiłam zawsze mieć wydrukowane, móc sobie zaznaczyć, zrobić notatki. Zwłaszcza sprawdzało się to, gdy dużo podróżowałam pociągami i miałam czas na przeglądanie papierów.

Mając do dyspozycji 2 komputery (jeden w pracy, drugi w domu), których niestety ze względu na zabezpieczenia, nie da się połączyć jestem zmuszona już od dawna korzystać albo z dysku wspólnego (do którego mają dostęp również inni pracownicy mojego działu) albo z przenośnej pamięci USB (pendrive zupełnie mi wystarcza). Korzystam również z chmury, a na szybko często zapisuję dokumenty w załącznikach do wersji roboczych emaili. Tak więc z tym nie będzie problemu. Od dzisiaj nie drukuję. Zapisuję co muszę na nośniku cyfrowym lub w chmurze albo w Evernote.

Mankamentem jest to, że posiadam duży laptop, który ciężko mi tachać na każde spotkanie. Zawsze mogę jednak mieć ważne na spotkanie rzeczy na pendrivie i w razie potrzeby skorzystać z dostępnego na miejscu komputera bez konieczności logowania się, wyszukiwania i pobierania plików oraz tak, jak robiłam to dotychczas, notować na kartkach. Mogę też – i to chyba jest ten moment – zainwestować w tablet lub taki mały tableto-notebook. To rozwiązałoby kilka spraw w tym obszarze: robienie notatek, posiadanie zawsze przy sobie potrzebnych dokumentów oraz z pewnością odciążyło mój smartfon.

Mój organizer był słaby jakościowo – tylko na taki było mnie wówczas stać. Szybko sie zużył a z wielu jego funkcji tak naprawdę korzystałam sporadycznie. Z powodzeniem i (co chyba najważniejsze) bez żalu mogę z niego zrezygnować, zwłaszcza, że i tak noszę ze sobą notes na szybkie notatki (mimo wszystko uważam, że notes i długopis są najszybszym narzędziem do spisywania ulotnych myśli, w przeciwieństwie do aplikacji, które zanim uruchomię to już się rozproszę i myśl mi ucieknie). Notes będzie moim odstępstwem, a jednocześnie może mi służyć jako podręczny terminarz na każdy tydzień – może nie tak obszerny jak te w stylu bullet journal, ale do zapisania jakiś istotnych rzeczy – jest ok.

Dziś rano podnosząc torebkę postanowiłam: z końcem roku koniec z organizerem. Stanowczo za wiele waży, a w lecie muszę mieć dodatkową torbę na organizer (tylko w zimie noszę torby shopperki, w których wszystko mi się mieści i nie trzeba mrozić dłoni niosąc w ręce siatkę z papierami i jedzeniem czy zakupami). Finanse, listę książek itd. Mogę sobie prowadzić w chmurach w plikach. W zasadzie po co czekać do końca roku – zacznę od