Zasada PARKINSONA i Reguła 60:40

kaboompics.com_Digital tablet with cup of coffee on a white desk

Masz czasem tak, że niby wiesz, że na za dwa tygodnie musisz napisać post na bloga i w zasadzie możesz to zrobić dziś, albo może jutro? I tak codziennie przez kolejne 13 dnia? A post powstaje w deadline, czyli w ten 14 dzień, bo nagle jest już pilny na tryle, że nie można go odłożyć? A może znasz sytuację, kiedy kolokwium / egzamin za tydzień i jakby tak codziennie po jednym temacie się nauczyć, to byłoby naprawdę super, jednak „zespół czynności zastępczych” sprawia, że i tak zawsze uczysz się ostatniej nocy? Ja też to znam. I to, że doskonale zarządzam czasem swoim i swoich najbliższych niestety nie sprawia, że takie działania na ostatnią chwilę jest mi jakieś totalnie obce. Dzieje się tak bo każdy z nas jest bardziej zaprogramowany na lenistwo i odkładanie niż na sprawne działanie. Oczywiście można z tym walczyć i stąd bierze się wzrost efektywności i produktywności. Niemniej jednak można zaobserwować, już od dzieciństwa, że jeśli mamy na coś trzy godziny to będziemy to coś wykonywać przez 3 godziny. A jeśli mamy na coś miesiąc, to będziemy to robić przez miesiąc – w praktyce oznacza to kilkanaście dni planowania i odkładnia na jutro i kilka dni na rzeczywiste wykonywanie zadań realizujących ten cel. Cóż, takie jest życie.

ZASADA PARKINSONA to prawo mówiące, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie (work expands as to fill the time available for its completion)

Zapewne znane jest Ci uczucie „niedoczasu”. Wiesz, z czego ono wynika? W dużej mierze z nierzetelnego planowania! Nie zaskoczyłam Cię? No, trudno.

Może Cię dziwić, że uznałam Zasadę Parkinsona za swoiste narzędzie zwiększające efektywność – zwróć jednak uwagę na odwrotne jego znaczenie – jeśli dasz sobie (lub komuś) mniej czasu na wykonanie jakiegoś zadania (wyznaczając termin) to zadanie to zostanie wykonane w krótszym czasie! Wykorzystując tę małą „sztuczkę” można sterować swoją efektywnością i zwiększać produktywność. Nie można jednak przesadzać, biorąc pod uwagę realny czas wykonywania każdego zadania. Zasada Parkinsona działa w aspekcie każdego zadania i działania.

Dlatego też, gdy planujesz terminy, określasz deadliny i wyznaczasz zadania, myśl intensywnie nad czasem do wykonania! Pamiętaj o Parkinsonie i jego złotej zasadzie. A jak jesteś na etapie planowania (dnia, tygodnia, miesiąca) to pamiętaj również o zasadzie 60:40.

Zasada 60:40 jest dobrą i efektywną praktyką, pozwalającą zwiększyć swoją efektywność i produktywność dzięki temu, że planujesz czas na zadania nieplanowane i spontaniczne! Znów Cię nie zaskoczyłam? Eh, trudno.

Istnieje kilka zasad planowania czasu. Niezależnie jednak od tego, którą wybierzesz wszystkie zasady niosą to samo przesłanie – jeśli chcesz planować realnie i zrealizować zaplanowane zadania nigdy nie planuj 100% swojego czasu. Nigdy nie zdarza się, żeby w ciągu dnia nie wystąpiły żadne nieprzewidziane zadania, zakłócenia, niepotrzebne telefony czy niezapowiedziani goście. Często bywa też tak, że robiąc plany zapominamy o wielu sprawach, które z większym lub mniejszym prawdopodobieństwem mogą dodatkowo wystąpić. Dlatego też plan dnia powinien zawsze zawierać pewną ilość czasu przeznaczoną na rzeczy nieprzewidziane.

Wyznaczanie priorytetów według Reguły planowania czasu 60:40:

  1. Przeznacz ok. 60% czynności zaplanowane (nie więcej – pozostałe czynności przesuń na kolejny dzień / termin)
  2. Pozostaw ok. 20% czynności nieoczekiwane (rezerwa czasu na czynności, których nie sposób zaplanować)
  3. Pozostaw ok. 20% czynności spontaniczne (czas aktywności twórczej)

O tym, że zaplanowanie czasu na nic nie robienie jest tak samo ważne jak odpuszczanie pewnych rzeczy pisałam już wielokrotnie. Teraz chciałam Ci pokazać narzędzie, dzięki któremu zmniejszysz (albo pozbędziesz się całkowicie) poczucia „niedoczasu”. Jeśli planując zaplanujesz tylko ok. 60% dostępnego dla Ciebie czasu, wówczas gdy wydarzy się coś nieplanowanego, nagłego, pilnego albo przyjemnie spontanicznego, wówczas masz 40% czasu, który możesz na takie działania poświęcić. Co więcej – będą to zapewne zadania z kategorii C, albo niecierpiące nagłe wypadki z kategorii B. A jeśli akurat nic się nie przytrafi – możesz w tym czasie pracować nad nowymi projektami, wykorzystać ten czas na odpoczynek, na załatwienie spraw zaległych. Planowanie tylko części dostępnego zasobu czasu sprawia, że nie stresujesz się tak bardzo, gdy wpada Ci coś nagłego i nieprzewidzianego, a to zmniejsza Twoją frustrację. Mając na to czas nie spada Ci poziom motywacji do wykonania nowego zadania, możesz się na nim w pełni skoncentrować. To naprawdę działa – musisz tylko otworzyć się na spróbowanie tego podejścia.

Warunkiem dobrego zaplanowania czasu jest orientacja we wszystkich zadaniach. Należy podzielić je na zadania długo-, średnio- i krótkoterminowe oraz określić hierarchię priorytetów. Niezbędne jest działanie według tej hierarchii, nawet jeżeli sprawy mniej istotne okażą się łatwiejsze do przeprowadzenia niż zadania trudne ale wyjątkowo ważne. Warto podzielić dzień na mniejsze okresy planując też prezerwy między zadaniami.

Powodzenia!

 Kaśka

Cyryl Northcote Parkinson (ur. 30 lipca 1909 w Durham, zm. 9 marca 1993 w Canterbury, hrabstwo Kent) – brytyjski historyk, pisarz, doradca konserwatywnych rządów Wielkiej Brytanii. Autor około sześćdziesięciu książek, z których najsłynniejsza pt. Prawo Parkinsona traktująca o rozroście biurokracji stała się bestsellerem i uczyniła autora uznanym ekspertem w sprawach administracji publicznej.

8 myśli na temat “Zasada PARKINSONA i Reguła 60:40

  1. Doszłam do „ściany” i szukam ratunku. Totalnie przestałam panować nad ogromem obowiązków i zadań przy pełnej świadomości, że jestem w stanie wszystko zrobić na czas. Mam przy tym mnóstwo pomysłów, które chciałabym zrealizować. Lubię swoją pracę, ale przez ten chaos, który sobie zafundowałam wolę wybierać w pierwszej kolejności tematy łatwe, bo daje mi to pewne poczucie satysfakcji z „odfajkowania” na liści TO DO a zostawiam sprawy ważne do deadline’a fundując sobie mega stres.
    Pora z tym skończyć! Mam nadzieję, że reguła 60:40 i zasada Parkinsona staną się moim wybawieniem.

    1. A może taki styl pracy masz? Ja bardzo lubię „jechać” na deadline! Nie ma jak ta adrenalina. I chociaż wiem, że mam 30 dni na wykonanie zadania, to i tak wykonam je przez 3 ostatnie, bo dokładnie tyle czasu potrzebuję na jego wykonanie! Już z tym nie walczę. To mnie nakręca, mobilizuje i zmusza do 100% wysiłku i skupienia na tym właśnie zadaniu. Czasem trzeba się pogodzić z tym, że nasz organizm / umysł (lewa półkula) działa wbrew rozsądkowi (prawa półkula). Grunt to znać swoje możliwości ale ważne jest też umiejętne ustawianie priorytetów.

  2. Przeciwnie do Edyty wolę wpierw wykonywać zadania trudne (bardziej rozbudowane) a na koniec dnia zostawić mniejsze zadania, często bardziej administracyjne.

    1. Tak jest łatwiej, ale sama czasem łapię się na tym, ze najpierw zrobię te drobiazgi co zajmują 5 minut, a potem jak ogarnę drobnicę to się wezmę za tego słonia mojego. Niestety często bywa tak, że drobiazgi się mnożą a słoń nadal czeka. Najlepsze efekty mam wówczas, gdy od razu łapię tego grubego słonia i cisnę jak długo się da.

Skomentuj Rafał Anuluj pisanie odpowiedzi