PISZESZ WNIOSEK? UWAŻAJ
Od pomysłu do projektu – nie odwrotnie!
Najlepszym sposobem na napisanie dobrego wniosku o dotację jest posiadanie pomysłu. Znacznie wygodniej i efektywniej pozyskać środki, wdrożyć projekt i rozliczyć dotację, gdy masz jasny i sprecyzowany plan działania i wiesz dobrze, czego dokładnie Ci potrzeba. Wówczas łatwiej znaleźć dofinansowanie.
Wiele razy spotykam się jednak z podejściem zupełnie innym – UE daje, więc bierzmy!
Jeśli już masz pomysł i wiesz, z jakiego konkursu pozyskasz środki, musisz się uzbroić w cierpliwość. Konkursy są ogłaszane rzadko, na niektóre działania nawet tylko raz. Dlatego bardzo dobrze się przygotuj i uzbrój w cierpliwość.
Przyjrzyj się dokładnie Programom operacyjnym, opisem działań i poddziałań w zakresie, który Cię interesuje. Skorzystaj z wyszukiwarki dofinansowania na oficjalnej stronie www.funduszeeuropejskie.gov.pl
Sprawdź, w jakim zakresie Twój pomysł jest zgodny z zapisami działania / poddziałania, w ramach którego planujesz pozyskać dofinansowanie.
Konkursy są ogłaszane z wyprzedzeniem – wykorzystaj to z głową
W bieżącej perspektywie finansowej obowiązkiem instytucji zarządzającej / wdrażającej jest ogłoszenie konkursu na miesiąc przed rozpoczęciem naboru wniosków. W większości przypadków nabór trwa miesiąc albo dłużej – tzn. wnioski mogą wpływać do instytucji przez ten czas.
Przed przystąpieniem do konkursu śledź informacje – bardzo często instytucje organizują szkolenia lub spotkania informacyjne, podczas których „tłumaczą” dokumentację konkursową czy regulaminy konkursu. Jest to również doskonała okazja, aby dopytać o ważne dla Ciebie sprawy. Aby zawsze być na bieżąco ze sprawami, które Ciebie interesują w aspekcie pozyskania środków unijnych – zapisz się na newslettery odpowiednich instytucji. Pamiętaj, że ogólnokrajowe programy operacyjne przeważnie dotyczą dużych inwestycji – jeśli jesteś mikro, małym lub średnim przedsiębiorcą znacznie łatwiej będzie Ci pozyskać środki z regionalnego programu operacyjnego właściwego dla Twojego województwa lub województwa, w którym realizowana będzie inwestycja.
Czytaj ze zrozumieniem
Przed rozpoczęciem przygotowania wniosku o dofinansowanie koniecznie przeczytaj regulamin konkursu i pozostałe składniki dokumentacji konkursowej – w szczególności kartę oceny merytorycznej i formalnej wniosku o dofinansowanie – są to dokumenty, które obowiązują oceniających (odpowiadają oni na pytania zawarte w tych kartach, w związku z czym są to dla Ciebie wskazówki, co musisz koniecznie napisać). Zapoznaj się także z treścią umowy o dofinansowanie, która będzie Cię obowiązywała, jeśli Twój projekt uzyska liczbę punktów kwalifikującą go do dofinansowania. Umowa zawiera istotne elementy, a w szczególności Twoje obowiązki, wynikające z realizacji projektu.
Dobrze jest się również zapoznać z zasadami kwalifikowalności wydatków i instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie – opisuje ona sposób obsługi generatora w przeglądarce internetowej a także cenne wskazówki, jakie informacje i w jaki sposób umieszczać w poszczególnych częściach wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj, że obowiązywać Cię będzie tzw. zasada konkurencyjności, a jeśli dysponujesz środkami publicznymi to Ustawa Prawo zamówień publicznych – odpowiedni wybór dostawców / podwykonawców itp. jest warunkiem uznania kwalifikowalności wydatków na etapie realizacji wniosku.
Skup się na oczekiwaniach UE
Przygotowując wniosek pamiętaj przede wszystkim o tym, że w dużej mierze od tego, jak bardzo „wpasujesz się” w potrzeby polityk UE, zależy, czy twój wniosek będzie dobrze oceniony i czy ma szanse na dofinansowanie. Unia Europejska dofinansuje tylko takie przedsięwzięcie, które będzie realizowało jej postulaty. To, że chcesz sobie doposażyć linię produkcyjną, kupić laptop czy samochód dostawczy musi się wpisywać w polityki spójnościowe i np. zwiększać innowacyjność krajowej gospodarki, Stanowic bazę pod badania, wyrównywać warunki funkcjonowania ludzi i gospodarki (postulat konwergencji). Tutaj chciałabym podkreślić jedno rzecz: w poprzedniej perspektywie finansowej UE finansowania wzrost konkurencyjności polskich przedsiębiorstw, czyli zakupy środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych i inne wydatki inwestycyjne. Teraz w bieżącej perspektywie oczekuje de wykorzystania powstałej infrastruktury do rozwoju gospodarki, nauki, badań, wzrostu innowacyjności – i na takie inwestycje będzie najwięcej środków. Czasy „zakupu laptopów i drukarek” minęły. Unia Europejska oczekuje czegoś w zamian i Twój projekt musi to coś dawać – tylko wówczas ma szansę na finansowanie. W założeniach opisujących cele konkursu oraz w informacjach dotyczących oczekiwanych wskaźników realizacji w aspekcie produktu i rezultatu – wszystkie te oczekiwania unijne się zawierają – przeczytaj je raz albo pięć i dopasuj cele swojego projektu do tych założeń. A potem oprzyj całą „epikę” wniosku o dofinansowanie na tych założeniach w odniesieniu do celów. Pamiętaj też, aby cele były oparte o zasadę CLEAR lub SMART.
Twoje potrzeby są określane we wniosku o dofinansowanie w aspekcie możliwości ich zaspokojenia. Musisz wykazać (i przekonać oceniających), że projekt odpowiada na zidentyfikowane przez Ciebie problemy i potrzeby dotyczące celów strategicznych, że coś rozwinie, udoskonali, umożliwi, zwiększy. Problemy zawsze opisuj w sposób „negatywny” a przyszłość, czyli zaspokojenie potrzeb, w sposób „pozytywny”.
Zaprogramuj osiągalne wskaźniki, z których zostaniesz rozliczona
Pamiętaj też o tym, jakie wskaźniki realizacji projektu są obligatoryjne, a jakie nadobowiązkowe. Nie twórz na siłę i nie winduj tych wskaźników, oceń je realnie a jeśli to możliwe określ je nieco ponad minimum – lepiej przekroczyć wskaźniki niż zwracać dotację za ich nie osiągnięcie w realizacji.
Zwróć uwagę na okres trwałości projektu (czyli utrzymania rezultatów) – zazwyczaj projekty inwestycyjne mają okres trwałości od 2 do 5 lat. Ale w przypadku budynków wybudowanych za unijne pieniądze okres ten wydłuża się nawet do lat 20. Jest to czas, kiedy w zasadzie nie można likwidować ani zmieniać przeznaczenia rezultatów projektu.
Kryteria dostępu
Zwróć uwagę na kryteria dostępu – czy spełniasz warunki udziału w konkursie i jednocześnie czy spełniasz warunki przyznania dofinansowania – to bardzo ważne, bo może się okazać, że jako beneficjent nie jesteś wystarczająco małym / dużym przedsiębiorstwem, nie działasz w strategicznej branży czy inteligentnej specjalizacji, dla której przeznaczone są środki w ramach tego konkursu, wartość projektu jest za mała / za duża aby walczyć o środki w danym konkursie. Niektórych z tych warunków można odnaleźć dopiero w karcie oceny merytorycznej czy formalnej wniosku. Koniecznie zweryfikuj, czy Twoje PKD, pod którym działasz i które dotyczy wsparcia jest wpisane we wszystkie dokumenty rejestrowe (gdy zmieniasz regon aktualizowane powinny być również inne dokumenty rejestrowe jak KRS albo CEIDG) – to bardzo ważne aby twoja branża czy usługi nie były wyłączone z dofinansowania.
Kryteria formalne
Zwróć uwagę na kryteria formalne – w jakiej formie należy złożyć wniosek, gdzie, w jakim czasie – nie zawsze liczy się data wysłania, w naborach na dofinansowanie najczęściej liczy się data wpływu do instytucji, co wynika z poszanowania i przestrzegania zasady równości, tak ważnej dla Komisji Europejskiej. Zauważ, że wypełniasz wniosek w generatorze wniosków, z którego dopiero generujesz PDF do wydruku – zachowaj rezerwę czasu na problemy techniczne z wydrukiem pamiętając jednocześnie, że od dnia wysłania wersji elektronicznej wniosku za pomocą generatora, masz 2 dni na dostarczenie instytucji wersji papierowej wniosku. Na szczęście w bieżącej perspektywie odchodzi się od restrykcyjnych zasad składania – Instytucje chyba stwierdziły, że przez 7 ostatnich lat nauczyliśmy się to robić w miarę dokładnie i rzetelnie.
Kryteria formalne dotyczą zarówno wnioskodawcy, jak i zakresu projektu oraz samego wniosku o dofinansowanie. Ich ocena odbywa się metodą 0-1, czyli spełnia / nie spełnia. Jedno „nie spełnia” wystarczy do odrzucenia wniosku na tym etapie, bez zagłębiania się w jego walory merytoryczne.
Dodatkowe punkty
W niektórych konkursach obowiązują kryteria specyficzne / premiujące (w poprzedniej perspektywie zwane strategicznymi) – poszukaj ich w dokumentacji konkursowej (powinny być w regulaminie) i zobacz, czy masz szansę na spełnienie jakiegoś. Spełnienie kryteriów premiujących skutkuje dodatkowymi punktami podczas oceny merytorycznej, a liczba punktów wpływa na miejsce w rankingu oceny.
Załączniki do wniosku
Jeśli jest konieczność przygotowania dokumentów dodatkowych – Studium wykonalności lub Biznes Plan – zacznij od nich – to informacje z tych dokumentów są przenoszone do wniosku o dofinansowanie. Jak już wielokrotnie pokazywałam w swoich artykułach, biznes plan lub studium wykonalności doskonale „układają” w głowie i na papierze całość projektu, zwracając uwagę na ważne aspekty, o których w pierwszym odruchu na fali euforii po prostu nie myślisz. Pamiętaj jednak, aby całość dokumentacji była zwięzła, spójna (nie było rozbieżności pomiędzy dokumentami) i pełna – zawierała wszystkie załączniki, o których piszesz i które są wymagane.
Jeśli planujesz projekt inwestycyjny (np. budowlany) pamiętaj o tym, aby wcześniej przygotować projekt budowlany wraz z niezbędną dokumentacją techniczną, konieczne pozwolenia i opinie, dokumentację związaną z ochroną środowiska – pokaż instytucji, że jesteś doskonale przygotowana do swojej inwestycji. Ma to też nieco inny aspekt – w ciągu dwóch miesięcy (czyli od ogłoszenia konkursu do zakończenia przyjmowania wniosków o dofinansowanie) nie zdążysz wszystkiego załatwić.
Zanim wbijesz łopatę w ziemię lub złożysz pierwsze zamówienie – ZŁÓŻ WNIOSEK O DOFINANSOWANIE
Projekt nie może się rozpocząć przed złożeniem wniosku o dofinansowanie – wydatki poniesione przed złożeniem wniosku nie są uznawane za kwalifikowane – co więcej, cały projekt może nie kwalifikować się do wsparcia, jeśli jego realizacja rozpoczęła się przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. Są oczywiście od tej zasady szczególne wyjątki.
Unikaj we wniosku o dofinansowanie
– ogólników i niedoprecyzowanych sformułowań
– opisywania wszystkiego, co chcesz zrobić – skup się na tym, co można zrobić w danym konkursie
– zbyt obszernych opisów
– zbyt specjalistycznego słownictwa ale też kolokwializmów
– śrubowania wskaźników realizacji – chyba, ze można dostać dodatkowe punkty – ale nawet w takim wypadku pamiętaj o konieczności ich osiągnięcia i oszacuj realnie
– przeszacowania kosztów – jasne, dobrze mieć rezerwę, ale z doświadczenia wiadomo, że konkurencyjność ofert oparta jest przede wszystkim na cenie. Instytucja ma rozeznanie w cenach rynkowych i może zarzucić brak racjonalności wydatku lub błędne oszacowanie i obniżyć ocenę merytoryczną wniosku.
Pamiętaj również, że ocena wniosku dokonywana jest przez dwóch odrębnych oceniających ekspertów. Czasem poziom ich „eksperctwa” wynika z czystej logiki projektowej a czasem tylko z ukończonych studiów i kolejnych kursów. Pamiętaj, że oni oceniają wniosek subiektywnie, przez pryzmat swoich doświadczeń. Mogą o twojej branży wiedzieć wiele, a mogą nie wiedzieć nic. Wniosek musi być tak napisany, aby był zrozumiały i przekonujący.
Powodzenia!
Tekst został napisany i ukazał się na platformie kreatorkajutra.pl