Tracę wiele czasu, ponieważ nienawidzę się spóźniać. Nawet, gdy Młoda miała kilka tygodni, potrafiłam być wszędzie przed czasem. Taki nawyk. Nawyk marnowania swojego czasu.

– Wiem, czemu ciągle się spóźniam – wyjawiła mi Agata, gdy po udanym kulturalno-gastronomicznym wieczorze w strugach deszczu przemierzałyśmy lubelską Starówkę.

– Czemu? Spytałam myśląc o tym, że ja wręcz przeciwnie. Przez co zawsze czekam. Zawsze.

– Bo ja nie lubię czekać. Dlatego. Dlatego ciągle wybieram się za późno, zawsze się potem śpieszę a i tak spóźniam się. Zawsze.

Ten krótki dialog pozostawił w mojej głowie tylko jedną myśl: To dobry temat na wpis na bloga. Napiszę o tym. Bo są różne przyczyny tego, że zostawiamy wszystko na ostatnią chwilę, coś więcej niż „nie lubię czekać”.

Pośpiech

Lubisz się spieszyć? Ja też nie. Ale znam osoby, którym robienie wszystkiego w ostatniej chwili przysparza nie lada radości i podniecającej adrenaliny. Które są w stanie zmobilizować się tylko wówczas, gdy mają deadline na karku. I w sumie to ok, jeśli to im pomaga efektywnie pracować i nie zawalają obowiązków. Zapewne mają wysoko rozwiniętą kompetencję (tak bardzo cenioną przez pracodawców), jaką jest „umiejętność działania pod presją czasu / w stresie”. Na dłuższą jednak metę pośpiech nie służy ani efektywności ani tym bardziej zdrowiu. Nie trzeba się spóźniać. Można trafić na czas.

Odwlekanie

Robienie wszystkiego „na ostatnią chwilę” czyli odwlekanie w czasie rozpoczęcia działania to zwykła prokrastynacja. To powód, by nieustannie się spóźniać. Owszem, są sprawy, które wystarczająco długo odwlekane przestają być ważne oraz potrzebne i idą w zapomnienie (oznacza to, że w rzeczywistości ani ważne ani pilne nie były). Ale co zrobić z tym, co jednak trzeba zrobić, co się samoczynnie nie zutylizuje w czasie? Nie warto odkładać. Im szybciej zaczniesz, tym szybciej skończysz i będziesz mieć „z głowy”.

Magazynowanie

Niektórzy lubią mieć dużo na głowie, masę spraw do załatwienia. Ja też lubię, gdy się coś dzieje. Wolę dynamiczny sprint niż ślimaczy spacer (tylko w życiu zawodowym, prywatnie jednak wolę leżeć i czytać). Ale są osoby, które zawsze mają dużo na głowie, dużo do zrobienia, niekończącą się listę spraw do załatwienia. Dla mnie – są po prostu nieefektywne i nie potrafią realizować zadań. To nawet nie chodzi o jakieś lenistwo, tylko irracjonalny strach przed pustą listą zadań. Magazynują, analizują, podziwiają. Jakby to były dzieła sztuki w prywatnej galerii. Po co? Być może daje im to złudzenie zajętości.

Niepowodzenia

Czasem jest tak, że coś zaczynamy robić, ale napotykamy na różne przeszkody. Przy pierwszym niepowodzeniu tracimy zapał, zwalniamy, gubimy pierwotny entuzjazm a ostatecznie – zostawiamy sprawę. Czasem jednak nie możemy zostawić, jednak nasze zniechęcenie blokuje nam dalsze działanie. Przeszkody są po to, by nas wzmacniać, hartować, rozwijać. Sprawa zaniechana, niedokończona, wkurza w głowie, gdyż nieustannie o niej sobie przypominam. Siedzi tam i drapie niczym kot w okno. Zaznacza swoją obecność. Traktuj niepowodzenia czy przeszkody jak wyzwania. Moje zespoły projektowe i ludzie, z którymi pracuję, wiedzą, że najbardziej irytującym słowem (poza „wsadzić”, które uważam za najbrzydszy wyraz w języku polskim i dostają palpitacji, gdy ktoś używa), zwłaszcza w ujęciu projektowym, jest dla mnie słowo „problem”. Nie mam żadnego problemu – mam jedynie nowe wyzwania. Takie małe „chellenge”.

Omijanie / na skróty

Ominąć się nie da, zwłaszcza na skróty. Trochę jak w powiedzeniu „kto drogę skraca, ten do domu nie wraca”. Robienie czegoś „naokoło/na skróty”, żeby coś / kogoś ominąć, nigdy czasu realizacji nie skróci, niczego nie „załatwi” ani nie „pośpieszy”. Kombinowanie z tym związane jest trochę jak omijanie stuprocentowo pewnych korków. Każdy omija je tą samą trasą, na której tworzy się kolejny, znacznie większy niż ten omijany, korek. W 99% przypadków jest tak, że ominąwszy i napracowawszy się nad ominięciem finalnie i tak należy zrobić coś jak należy, czyli po prostu, bez omijania. Czas poświęcony na omijanie procentuje tylko pośpiechem i kończy się spóźnieniem. Skracanie ani omijanie nie oznacza, że przestaniesz się spóźniać. najpewniej będzie wręcz przeciwnie. Jak w godzinach szczytu w Nowym Jorku.

Przymus

Każdy z nas ma takie obowiązki, albo czasem zdarzają się sprawy, którymi nie lubimy się zajmować, a które jednak wymagają tego, by się nimi zająć. Po prostu musimy to zrobić. Poczynając od zmywania a na archiwizowaniu dokumentów kończąc (to mój przypadek). Odwlekanie w czasie nie pomoże. Adrenalina też nie zadziała. Samo się nie zrobi. Pamiętaj jednak, że wystarczy zamienić „muszę” na „chcę”. Niezależnie od powodu i zakresu sprawy – chcę mieć już to z głowy, bo będę mogła zająć się czymś innym, bardziej wartościowym, przyjemniejszym; chcę mieć już to z głowy – bo wówczas zyskam uznanie, pochwałę, ktoś mnie doceni, zrobię coś dobrego dla kogoś innego. Muszę to straszne słowo, bardzo negatywnie oddziałujące na psychikę. Nikt nie lubi czegoś musieć. A chęć do zrobienia czegoś jest taka motywująca i kryje w sobie dreszczyk emocji, oczekiwanie na coś – czyż nie? Zastanów się, co jest ważne. Naprawdę priorytetowe. Co możesz odpuścić? Czy warto się tym razem spóźnić?

Nadmiar

Kult zajętości i celebrowanie multitaskingu na każdym kroku sprawia, że lista zadań, celów, priorytetów w zasadzie nigdy się nie kończy. A do tego dochodzą jeszcze codzienne obowiązki i sprawy do załatwienia. Nadmiar aktywności sprawia, że doba jest stanowczo za krótka, a przydałoby się czasem zregenerować, wyspać, znaleźć przestrzeń na myślenie, snucie marzeń i planowanie przyszłości. W moim wcześniejszym życiu zdarzały się dni – ba! nawet sądzę że całe tygodnie – kiedy zwyczajnie nie miałam czasu nawet pomyśleć. Ułożyć w głowie spraw. Przetrawić emocji. Goniłam z punktu do punktu, realizując się, robiąc karierę czy chcąc być jeszcze bardziej wyjątkowa. Błąd. Czasem sama praca wymusza na nas żonglowanie czasem pomiędzy zadaniami, a chcemy jeszcze więcej robić, być, posiadać. Im mniej masz spraw do załatwienia na swoich listach tym mniej się spieszysz, im mniej posiadasz, tym mniej czasu potrzebujesz na ogarniecie wszystkich rzeczy. Więcej czasu oznacza mniejszy pośpiech.

Efektywność energetyczna

Nieumiejętne wykorzystanie własnych zasobów, nieznajomość swojego ciała, psychiki i rytmu pracy może powodować, że ciągle jesteś w niedoczasie, a kiedy chcesz zrobić coś ważnego, kiedy akurat ci się chce to robić, wówczas masz zaplanowane jakieś spotkanie, albo akurat ktoś przychodzi. Zarządzanie strategiczne własną energią to mój klucz do wydajności.

Moja praca toczy się w zasadzie od projektu do projektu, a to oznacza terminy. Tempo pracy, angażowanie sił i zasobów oraz aktywność wyznaczane są przez terminy kolejnych naborów wniosków aplikacyjnych czy terminy składania wniosków o płatność. Pomiędzy tymi terminami jest jeszcze cały ściśle zaplanowany harmonogram rzeczowo – finansowy czyli zadania określone w czasie, z terminem wykonania, ścieżka krytyczna realizacji projektu. Moja praca składa się z terminów. Od -do. Dzięki temu wiem, kiedy będę musiała bardziej zaangażować się w pisanie, w ustalenia i spotkania z klientami, a kiedy tylko podejmuję decyzje, deleguję, kontroluję czy rozwiązuję problemy. Wiem, kiedy będę musiała spędzać przy komputerze każde popołudnie i wiem, kiedy przyjdzie czas na czytanie książek czy rękodzieło. To jest cykliczne i łatwo nad tym zapanować poprzez skuteczne planowanie.

Umiejętność oceny ryzyka oraz doświadczenie w realizacji projektów sprawia, że wiem, ile czasu muszę poświęcić na dane zadanie, a dzięki temu wiem, kiedy najpóźniej muszę zacząć, aby zdążyć na czas. Umiejętność szacowania czasu trwania wykonania danego zadania sprawia, że wiem, kiedy muszę zacząć. Dzięki temu nie muszę się spieszyć pod presją deadline’u. Niezwykle to ważne zwłaszcza wtedy, gdy moja praca zależna jest od zadań wykonanych przez innych ludzi w terminie. Wyznaczaj terminy rozpoczęcia i skup się na tym, aby nie mieć „obsuwy czasowej” na starcie. Zapomnij o terminie wykonania, myśl o tym, kiedy masz rozpocząć. Przecież chcesz rozpocząć dzisiaj, żeby zdążyć na czas, prawda? Poznaj wiec swoje zasoby energetyczne, sprawdź, kiedy pracujesz najwydajniej i na ten czas zaplanuj to, co najważniejsze. Nie śpiesz się. Pracuj efektywnie w harmonii z własnym ciałem.

Ten cholerny Parkinson

Nie ważne, kiedy masz termin. I tak nie zrobisz tego wcześniej. Do takiego wniosku doszedł Parkinson. Niezależnie od tego, jak wiele masz czasu, wykonywać dane zadanie będziesz tak długo, ile tego czasu na wykonanie zadania masz w pakiecie. Będziesz planować rozpoczęcie aż do ostatniej chwili, będziesz myśleć o tym, co i jak trzeba zrobić, ale nie zaczniesz za wcześnie. Skoro termin jest za 2 tygodnie, to tyle właśnie czasu zajmie wykonanie tego zadania. Tak jesteśmy skonstruowani. „Mam jeszcze czas, zdążę, zajmę się tym jutro, od jutra”. A może po prostu można to zrobić od ręki w ciągu kilku godzin, dni?

Zostawianie wszystkiego na ostatnią chwilę ma to do siebie, że w ostatniej chwili często wpada nagle coś ważnego i pilnego. Mnie w takich chwilach dopada zawsze ta sama refleksja: a mogłam to zrobić trzy dni temu, zamiast … (tutaj odpowiednio to, na co traciłam czas trzy dni temu”.

Z planem czy bez?

Kiedy wybierasz się w podróż, to masz jako taki plan, czy należysz do tych szaleńców, co wsiadają spontanicznie w auto, tankują do pełna i po prostu jadą w prawo bez wizji dokąd dojadą?

Nie chcesz się spóźnić? Nie chcesz się spieszyć? Planuj! To najskuteczniejszy sposób. Lepiej poświęcić czas na planowanie strategicznego wykorzystania energii na poszczególne zadania i zaplanowanie wykonania ich w odpowiednim czasie, uwzględniając nasz codzienny rytm dnia, niż działać spontanicznie. Ustalenie ważności i pilności czyli określenie priorytetów a także uwzględnienie rodzaju pracy do wykonania, wyżów i niżów energetycznych (naszych, naszych współpracowników czy środowiska pracy), grupowanie w homogeniczne zadania, uskutecznianie rutyny – to wszystko sprawia, że łatwiej się pracuje i szybciej wykonuje zadania, a nie chaotycznie skacze z kwiatka na kwiatek. To samo dotyczy czynności w domu. Planowanie to budżetowanie własnego czasu i energii. Jak masz plan nie myślisz co chwilę: „co teraz?”, „co ja jeszcze muszę dzisiaj zrobić?”, „czym to ja się miałam zająć?”

Upraszczanie

Zmniejszanie ilości zadań, jakie na siebie bierzemy oraz porządkowanie i planowanie to klucz do czasowego sukcesu. Określ granice, zarówno pod kątem przyjmowanych na siebie zadań (znasz pojęcie asertywności?) jak i czasu, który na te zdania poświęcasz. Zadbaj o organizację dokumentów, przestrzeni, odkładaj rzeczy na miejsce, usystematyzuj posiadane informacje. Aby nie tracić czasu na szukanie. Upraszczaj, co tylko możliwe i naucz się nie komplikować sobie życia bez potrzeby. To nie jest trudne, ale wymaga dyscypliny i kilku tygodni pracy ze sobą.

Na koniec czyli jak się nie spóźniać

Agata nie przestanie się spóźniać, wiem to, bo znam ją dłużej niż pół życia i od początku się przyjaźnimy. Akceptuję to i dlatego zawsze jak się umawiamy, wychodzę z domu dokładnie o tej godzinie, na którą byłyśmy umówione. Zanim podjadę ona akurat będzie gotowa.

Aby się nie spóźniać trzeba wyjść odpowiednio wcześnie, zacząć odpowiednio wcześnie, znać swoje możliwości. Zamiast koncentrować się na terminie, warto skupić się na tym, kiedy zacząć. Nie brać na głowę za dużo i nie dokładać sobie nowych spraw w trakcie robienia zaplanowanego zadania, w tzw. międzyczasie. Odgruzować swoje życie i uprościć (polecam post o minimalizmie i zarządzaniu czasem).

Wypróbuj metodę koncentracji na terminie rozpoczęcia zamiast na terminie wykonania.