3P zarządzania efektywnością: Prokrastynacja, perfekcjonizm, pracoholizm

OLYMPUS DIGITAL CAMERAProkrastynacja, perfekcjonizm i pracoholizm powodują straty czasu. Wszystkie trzy zależne są tylko od Ciebie. Zdawałaś sobie sprawę, że nie możesz zrzucić za nie odpowiedzialności na nikogo innego? One są tylko Twoje. Jeśli je pielęgnujesz w złym kierunku – tracisz czas.

Sama często jesteś swoim wrogiem

Zamiast skupiać się na realizacji zadań, skupiasz się na sobie. Na swoich przyjemnościach, odwlekasz zadania, znajdujesz sobie czynności zastępcze (np. zamiast pisać sprawozdanie to akurat w tym momencie MUSISZ posprzątać szuflady lub wyczyścić pulpit – MUSISZ BO PĘKNIESZ!). A przecież wcale tak nie jest – zwłaszcza, gdy masz do zrobienia coś przyjemnego, to nie odwlekasz tego działania w czasie, prawda? Nie opóźniasz jego realizacji, wręcz przeciwnie – chcesz to JUŻ i NATYCHMIAST! Dlatego fajnie jest mieć pracę, która Cię kręci, w której znajdujesz pasję (a może nawet i hobby), której nie możesz się doczekać. Jak dziecko wyjazdu na kolonie lub prezentów pod choinką.

Dlaczego nie traktujesz tak również tych mniej przyjemnych zadań? Właśnie dlatego, że nie są przyjemne. Przecież im szybciej się z nimi uporasz tym szybciej będziesz miała to już za sobą. Czy naprawdę sprzątanie szuflad czy segregowanie dokumentów jest teraz pilne i ważne? Czy poważnie myślisz o swoich zadaniach? Czy naprawdę jest to przyjemniejsze niż pisanie raportu? To jest właśnie wykonywanie czynności zastępczych czyli odkładanie w czasie spraw do zrealizowania.

Potrafisz również stawiać cele w oparciu o zasadę SMART. Skąd jednak masz wiedzieć, czy Twój cel jest osiągalny? Może stawiasz zbyt łatwe do osiągnięcia cele? A może zbyt trudne? Stawianie celów to nie sztuka tylko efekt doświadczenia i refleksji.

Prokrastynacja

czyli odkładanie na potem to największa przeszkoda w osiąganiu celów i najskuteczniejszy budulec codziennego chaosu. Pamiętaj, że każde zadanie, które „odkładasz na później” pozostaje w Twojej głowie, w pamięci, zabiera Ci energię i podgryza Ci korę mózgową z tyłu niczym zły okrutny gremlin (i rozprasza Cię ciągle, bo o nim nie możesz zapomnieć). Pamiętaj też, o zasadzie Parkinsona, która mówi o tym, że wykonujemy daną czynność przez cały dostępny czas na jej wykonanie, a deadline jednak zawsze przyjdzie, wyrośnie jak krowa na miedzy i powie: helou, nie zdążyłaś! Zostało 2 godziny a Ty na ten raport potrzebujesz 2 dni! HAHAHA.

Dlatego też bardzo ważne jest znalezienie prawdziwych przyczyn odwlekania zadań i jak najszybsze wyeliminowanie ich. Spróbuj wykonać przez kilka dni / tygodni (to zależy od specyfiki Twojej pracy, czy będziesz robiła to ćwiczenie codziennie czy np. raz na tydzień) takie ćwiczenie:

Systematycznie wypisuj wszystkie zadania, które zostały przełożone na później i wypełnij poniższą tabelę. Pamiętaj – bądź szczera sam ze sobą.

Zadania odłożone Moje

usprawiedliwienie

Prawdziwa przyczyna

– dlaczego tak

naprawdę odkładam

te zadania?

Jak mogę

wyeliminować tą

przyczynę?

 

 

 

Odłożenie zadań na potem nie powoduje ich zniknięcia, a pogarsza sytuację, wzbudza niepokój, frustruje, zabiera energię. Niewykonane zadanie będzie absorbować Cię aż do jego wykonania. Nie uciekniesz od spraw trudnych czy nieprzyjemnych – ale fakt, niektóre sprawy ulegają przedawnieniu i odchodzą w zapomnienie – jednak nie te naprawdę ważne i pilne. Nie znikną one, jeśli zostaną zignorowane. I tak będziesz się musiała za nie zabrać.

Działania zapobiegawcze:

  • zmiana nastawiania typu „zrobię to później” na „zrobię to teraz i będę miała <z głowy>” (zwróć uwagę na grę słów – tutaj z głowy naprawdę oznacza usunięcie gremlina).
  • zmiana swoich nawyków odwlekania spraw (zamiast obrony nawyków) – zacznij działać od teraz i nie odkładaj tego rozpoczęcia, oswój zmianę i pamiętaj, że przeciętnie nowy nawyk zajmuje tylko 21 dni (to krócej, niż niektóre sprawy czekają aż się za nie w końcu zabierzesz).
  • Kluczem do trzymania pod kontrolą przytłaczającego zadania jest zajęcie się nim niezwłocznie po zidentyfikowaniu go, jako zadanie priorytetowe, po określeniu daty wykonania.

Perfekcjonizm

jest, moim zdaniem, największym i najgroźniejszym złodziejem czasu i najbardziej od nas zależnym. Nikt nie wymaga od Ciebie takiej perfekcji, jak sama od siebie wymagasz bo nikt oprócz Ciebie nie zna granic Twoich możliwości. Oczywiście, nie mówię tutaj o dbałości o szczegóły jakościowe produktu dla klienta czy bezbłędnym przygotowaniu oferty. Zwracam tylko uwagę, że nawet dopieszczanie produktu dla klienta powinno mieścić się w terminie realizacji. Jeśli się spóźniasz, tracisz na wiarygodności i jakość obsługi kuleje. Jesteś nieterminowa, dla niektórych klientów może być to wyznacznikiem warunków współpracy. Perfekcyjnie to dokładnie, idealnie, ale pamiętaj również, że nie każdy lubi pastelowe kwiatki równo rozmieszczone lub przepełnione prostota tabele i wykresy. Perfekcyjnie to nie to samo co idealnie w Twoim odczuciu. Perfekcyjna robota to taka, która spełnia warunki i kryteria jakości a nie taka, którą Ty uznajesz za idealną. No, chyba, że jesteś artystą malarzem czy pisarzem.

Jednak najczęściej ważniejsze jest, aby było zrobione w ogóle (na poziomie dobrym, akceptowalnym) niż aby było zrobione perfekcyjnie. Wszyscy lubimy zapewne ładnie wyglądające wykresy w raportach czy estetyczne marginesy i czcionki w sprawozdaniu, ale tak naprawdę ważna jest treść. Jeśli opóźniasz oddanie sprawozdania czy przesłanie gotowego dokumentu tylko dlatego, że chcesz wygładzić kwiatuszki czy nie możesz się zdecydować, czy lepszy będzie wykres w odcieniu bladego błękitu czy nasyconej zieleni (i ciągle to odkładasz, bo nie masz czasu tego skończyć) – to naprawdę przesadzasz. Grubo przesadzasz. W 90% odbiorca dokumentu nie zwróci w ogóle uwagi na kolor czy usytuowanie / położenie legendy na wykresie. Zwłaszcza, gdy naprawdę pilnie potrzebuje takich danych.

zrobione (1)

Nie jest jednak tak, że perfekcjonizm jest złą cechą, że nie ma sensu. Jest zasadny, kiedy pracujesz nad ekstremalnie ważnym zadaniem i masz opanowane wszystkie jego składowe elementy. Kiedy jednak robisz coś po raz pierwszy – zabijesz projekt swoim perfekcjonizmem.

Jesteś perfekcjonistką? Pamiętaj, że może to zostać niekiedy potraktowane jako wada (zdziwiona?). Chcesz, by wszystko co robisz było doskonałe lub niemalże doskonałe, ale to wymaga czasu. Jesteś też kobietą dojrzałą więc bądź też realistką – kiedy zaczynasz nowy biznes, czy nowy projekt, czy po raz pierwszy przyrządzasz kaczkę po gaskońsku nie ma szans, abyś wiedziała wszystko o warunkach, w których przyjdzie działać, o potrzebach klientów, sposobach sprzedaży, najlepszych narzędziach marketingu, proporcjach przypraw (zawsze dajesz dokładnie tyle co w przepisie?), odpowiedniej temperaturze grilla i wielu innych sprawach. Możesz więc wybrać, spośród trzech opcji:

  • Porzucasz projekt od razu, by nie tracić energii.
  • Chcesz zrealizować projekt doskonale od samego początku, dopieszczając go i stale wprowadzając nowe elementy, i jednocześnie w konsekwencji tego stale przesuwasz datę startu i tracisz ogromną ilość czasu i pieniędzy, a i tak nie wiadomo czy się finalnie uda (oraz jaki poziom perfekcji będzie reprezentował).
  • Zaczynasz z tym co masz i stale rozwijasz oraz udoskonalasz swój projekt. To rozwiązanie jest jedynym sensownym i wartym uwagi, poza tym daje efekty i  nie opóźnia startu.

Pracoholizm

to dla niektórych styl życia lub stan umysłu. Dla mnie – kolejny złodziej czasu. Pułapka, w którą wpadamy myśląc, że jak będziemy dłużej siedzieć w pracy (w domyśle – pracować) to będziemy miały lepsze wyniki. To największa bzdura jaką kiedykolwiek słyszałam. Poważnie. Może zdać egzamin w krótkim okresie czasu, kiedy naprawdę zdarza się nawał roboty, konieczność przejęcia po kimś obowiązków lub nagłe, bardzo atrakcyjne, zlecenie. Ale na pewno nie jest to sposób na poprawę wydajności, produktywności czy efektywności. Poza tym Twój organizm jest w stanie efektywnie pracować tylko przez określony czas. 2-3 godzina ponad normę jest jeszcze może efektywna, ale już 5 czy 6 … raczej nie. Czy jeśli przechowasz kwiaty na balkonie do wiosny, to będą więcej kwitły tylko dlatego, że dłużej będą w doniczce? Czy jeśli krowa będzie dłużej dojona, to da więcej mleka? Oczywiście, że nie. Tak samo jest z Tobą.

To, że będziesz dłużej pracowała (codziennie) nie znaczy wcale, że więcej zrobisz (i zarobisz)! Dlaczego? Ponieważ pracując non stop nie dajesz sobie czasu na odpoczynek, regenerację, odpuszczanie zadań by zredukować poziom stresu. Kluczem do sukcesu nie jest pracowanie więcej, tylko mądrzej. Zmęczenie i przepracowanie powoduje powstawanie pomyłek wskutek niedostatecznej koncentracji, zapominanie o szczegółach czy mniej istotnych zadaniach. Efektywność w dużej mierze zależy od umiejętności odpuszczania i odpoczywania. Niewyspana, sfrustrowana i nieszczęśliwa możesz pracować nawet po 20 godzin, a i tak wiele nie osiągniesz. Jeśli trzeba – pracuj więcej, ale pamiętaj, że jeśli pracujesz więcej, musisz też więcej odpoczywać. Jeśli bez przerwy dajesz z siebie 100%, Twoje 100% stale maleje, każdego dnia dajesz z siebie wszystko, ale osiągasz coraz mniej. Jeśli pracujesz mądrze – Twoje efekty każdego dnia rosną.

Jeśli czytając ten artykuł udało Ci się dotrzeć w głąb siebie i złapać (na gorącym uczynku?) złodziei czasu, jeśli ułożyłaś sobie w głowie plan naprawczy i już właśnie wcielasz go w życie (nie prokrastuynuuj) to jestem z Ciebie ogromnie dumna! W następnej części poznasz kilka wskazówek dotyczących tego, jak być dla siebie dobrą aby lepiej organizować sobie czas.

Kaśka

PS. Całość artykułu ukazała się w magazynie Kreatorka Uskrzydla

2 myśli na temat “3P zarządzania efektywnością: Prokrastynacja, perfekcjonizm, pracoholizm

  1. Pamiętam jak zaczynałem pracować aby pozbyć się perfekcjonizmu i prokrastynacji. Nie było to łatwe na początku, szczególnie perfekcjonizm objawia się jeszcze w pewnych kwestiach ale staram się to traktować jako zaletę. Aktualnie mam dopasowane cele tak, że powyrabialem sobie pozytywne nawyki, które pozwalają mi iść stałe do przodu 🙂

    1. To bardzo dobre podejście! Ważne, aby poznać siebie i żyć w zgodzie z własnym charakterem, osobowością. Poza tym zrobione jest zawsze lepsze od idealnego!

Pozostaw odpowiedź Mateusz Rusek Anuluj pisanie odpowiedzi