Filary czasu – koncentracja

white-iphone-4s-standing-on-the-desk-picjumbo-com

FILAR NR 4 – planuj i dyscyplinuj, czyli wyznaczanie celów i koncentracja

Planowanie

To ważny krok na drodze do efektywnego zarządzania czasem. Pozwala określić, co chcesz zrobić, jak chcesz to zrobić, ile zasobów masz do dyspozycji i kiedy zaczniesz działać, aby mieć gotowy efekt w określonym terminie. Planowanie to umiejętność wykorzystania posiadanych zasobów w celu uzyskania spodziewanych efektów. Skuteczne planowanie umożliwia skuteczne zarządzanie sobą w czasie i wzmacnia naszą efektywność. Umiejętność planowania nie jest trudna – efektywne planowanie można w zasadzie sprowadzić do kilku kroków:

  1. pomyśl o tym, co chcesz osiągnąć;
  2. wyobraź sobie konkretny cel (efekt);
  3. określ, czego potrzebujesz, aby osiągnąć efekt;
  4. zdobądź brakujące zasoby i narzędzia;
  5. zaplanuj poszczególne czynności;
  6. określ czas, jaki przeznaczysz na wykonanie poszczególnych zadań lub spróbuj przewidzieć, ile czasu zajmie Ci wykonywanie poszczególnych etapów i zadań;
  7. określ ważność i kolejność wykonania zadań;
  8. zacznij działać.

Pamiętaj także o planowaniu przerw w pracy i odpoczynku. Ani przerwa, ani odpoczynek nie są absolutnie stratą czasu – często wpadamy w taką pułapkę myślenia. Jeśli zaplanujesz sobie czas na regenerację, nie będziesz miała również poczucia jego zmarnowanego. Przerwa czy uwzględniony w harmonogramie odpoczynek to uzupełnienie energii. W codziennej pracy przerwy powinny być regularne, ale krótkie (efekt regeneracyjny wzmacniają dotlenienie i ruch). Nasz mózg wprawdzie pracuje siłą inercji (rozpędu), ale brak przerw zmniejsza koncentrację, zwiększa ilość błędów i pomyłek, utrudnia skupienie. W codziennej pracy warto skorzystać z tzw. Techniki Pomodoro.

technika POMODORO

Ustalanie celów

Ma automotywacyjną moc. Efektywne planowanie to przede wszystkim umiejętność wyznaczania celów. Cele z założenia powinny być odpowiednio skonstruowane. Jedną z metod ustalania celów jest koncepcja SMART – to termin zaczerpnięty z metodologii zarządzania projektami. Koncepcja SMART pomaga w prawidłowym wyznaczaniu celów, co z kolei zwiększa szansę na ich osiągnięcie. Wyznaczanie celów w ten sposób wymaga dogłębnego przeanalizowania tego, co chcemy osiągnąć; osiągnięcie tak wyznaczonego celu zapewni nam większą satysfakcję, ponieważ będzie dokładnie tym, czego naprawdę zamierzaliśmy dokonać.

Simple/Specific

Specyficzny/Prosty/Konkretny

zrozumienie celu nie powinno stanowić kłopotu; sformułowanie jednoznaczne i niepozostawiające miejsca na luźną interpretację; cel powinien zawierać konkretny, jasny i zrozumiały przekaz;

Jak poznam, że już osiągnęłam cel? Co wtedy będę czuła, słyszała, widziała, miała?  

Measurable

Mierzalny

sformułowany tak, by można było liczbowo wyrazić stopień realizacji celu lub przynajmniej umożliwić jednoznaczne sprawdzenie jego realizacji; by można było go zmierzyć, czyli liczbowo wyrazić jego realizację;

Jakie jest kryterium, po którym poznam, ze cel został osiągnięty? Czym to zmierzę?

Achievable

Osiągalny/Atrakcyjny

czyli realistyczny; wykonalny, angażujący zasoby; cel zbyt ambitny podkopuje wiarę w jego osiągnięcie i tym samym motywację do jego realizacji; nie może być nudny; powinien wzbudzać ciekawość i chęć do działania;

Jakich zasobów potrzebuję? Gdzie ich szukać? Kto mi pomoże i w jaki sposób? Od czego zacznę?

Relevant

Adekwatny/Istotny/Realistyczny

powinien być ważnym krokiem naprzód, a jednocześnie musi stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował; musi być możliwy do osiągnięcia;

Jaka jest moja motywacja? Co mną kieruje? Jakie wartości? Czy cel jest spójny ze mną, z moimi wartościami i zasadami? Jak wpłynie na moje życie, gdy już go zrealizuję? Co mnie powstrzymuje przed jego realizacją?

Timely defined/Time bound

Określony w czasie

powinien mieć dokładnie określony horyzont czasowy, w jakim zamierzamy go osiągnąć; być określony czasowo (wyznaczony czas osiągnięcia celu mobilizuje);

Kiedy zrealizuję swój cel? Jak często mam podejmować aktywności do jego realizacji? Kiedy zacznę?

Sposób na prawidłowe określanie celu. Większość ludzi spędza wiele czasu na rozmyślaniu o przeszłości. Proponuję Ci skupić się na przyszłości. Osoby, które z dobrym skutkiem wyznaczają sobie cele, mają jasne wyobrażenie swojej przyszłości i wiedzą, czego od niej oczekują. Świadomość, czego się pragnie, stwarza warunki do wykorzystywania nadarzających się w życiu możliwości i okazji.

Można powiedzieć, że im bardziej konkretny cel, tym łatwiej go osiągnąć, podobnie jak cel określony w formie pozytywnej. Zamiast więc obiecywać wyeliminowanie złego przyzwyczajenia, przemodeluj je na coś pozytywnego. Cele, jakie sobie wyznaczasz, powinny być realne, czyli zawierać informacje, co kiedy i jak chcesz zrobić. Jeśli określisz częstotliwość i czas trwania danego zajęcia – już samym tym działaniem zapoczątkujesz realne zmiany w swoim życiu. By osiągnąć wyznaczone cele, musisz być elastyczna i uwzględnić pewien margines czasu na nieprzewidziane okoliczności. Jeżeli plan będzie zbyt sztywny, nie będziesz w stanie ściśle go wykonać, co spowoduje zniechęcenie, demotywację i frustrację z powodu niespełnienia swoich oczekiwań.

Dyscyplina

W zarządzaniu swoim czasem potrzebna jest przede wszystkim do utrzymania kontroli nad wydarzeniami oraz nad tym, co masz do zrobienia. Każda z nas posiada indywidualny rytm pracy, wykonywania działań, dlatego bardzo trudno dawać rady w odniesieniu do wyrobienia sobie takiego nawyku. W ramach ćwiczenia spróbuj codziennie po prostu lepiej organizować przestrzeń i dokumenty; skup się na kończeniu zadań; ćwicz silną wolę. Pokuszę się o stwierdzenie, że spośród wszystkich dostępnych i wykorzystywanych nawyków dyscyplina jest tym, który najskuteczniej pomaga zarządzać sobą w czasie. I w zasadzie nie polega na tym, aby się zmuszać do robienia czegoś wielkiego w wielki sposób; jest potrzebna, by przetrwać czas, kiedy absolutnie nic się nie chce, a kiedy trzeba wykonać małe, rutynowe czynności. Nie można powiedzieć, że jest to umiejętność robienia nieprzyjemnych czy trudnych rzeczy z zaciśniętymi zębami – raczej wyszukiwanie takiej sekwencji czynności (prostych, łatwych), które pozwolą uwzględnić rutynę i zająć się wielkimi, motywującymi zadaniami realizującymi SMARTne cele.

DYSCYPLINA JEST WYBOREM POMIĘDZY TYM, CZEGO CHCESZ TERAZ, A TYM, CZEGO CHCESZ BARDZIEJ

(prawdopodobnie Abraham Lincoln)

 

Kaśka

Kreatorka Uskrzydla – tu znajdziesz całość artykułu

Dodaj komentarz