FILAR NR 2 – dbaj o sensowne komunikaty, czyli komunikacja międzyludzka i zasady współpracy
W zasadzie każdy Ci powie, że skuteczna komunikacja to podstawa wszystkiego. Trochę tak, jak stwierdzenie, że matematyka jest królową nauk. Zrozumiałaś tę metaforę, prawda? Bez skutecznej komunikacji nie ma dobrych relacji oraz skutecznego planowania i efektywności. Dlaczego? Bo w dzisiejszym, szybkim świecie, zbyt wiele czasu marnujemy na poprawianie błędów wynikających z niedopowiedzeń. A wystarczy krótkie: „Czy wszystko jest dla ciebie zrozumiałe”? na końcu naszej wypowiedzi. Albo przyznanie się, za pomocą np. parafrazy, że nie wszystko rozumiemy. Weź odpowiedzialność za sposób, w jaki komunikujesz się z innymi. Przejmij odpowiedzialność za to, czy Twój rozmówca dobrze zrozumiał Twoją prośbę oraz za to, czy Ty dobrze zrozumiałaś to, o co ktoś Cię prosi. Zobaczysz, że w perspektywie czasu pozwoli Ci to zaoszczędzić kilka cennych minut, ponieważ wyeliminujesz sytuacje, w których ktoś wykona coś niezgodnego z Twoimi oczekiwaniami. Zminimalizujesz też nieporozumienia pomiędzy Wami.
Każdy jest inny
Mimo, że wszyscy posiadamy układ nerwowy i pięć zmysłów, świat widzimy, słyszymy i odczuwamy w ogromnie zróżnicowany sposób. Nadawca i odbiorca komunikatu są zwykle połączeni kanałem informacyjnym: wzrokowym, słuchowym, węchowym, werbalnym, ruchowym lub dotykowym. Taki kanał komunikacyjny powinien być:
- drożny – pozwalający na sprawny przepływ komunikatu (np. ktoś mówi, a ja go słyszę);
- posiadać ujednolicony sposób kodowania informacji – tym samym kodem musi się posługiwać nadawca i odbiorca (np. językiem chińskim);
- uwzględniać filtry emocjonalne – zarówno u nadawcy i odbiorcy; filtr wpływa na nadawanie i odbiór przekazu (np. ironią w głosie można zmienić znaczenie przekazu: jeżeli ktoś jest zdenerwowany – inaczej odbiera informacje). Filtr emocjonalny nadaje znaczenie, więc wpływa na tzw. indywidualizację komunikatu (np. ekspresję słowną, dobór słów, występowanie starterów, przerywników).
Efektywna komunikacja buduje relacje
Efektywność w komunikacji jest na tyle ważna w relacjach z innymi ludźmi, że warto systematycznie zadawać sobie pytania kontrolne, polepszające jakość naszych kontaktów. Poniżej prezentuję Ci moje sugestie, oparte na trzyetapowym modelu komunikacji: EMOCJE – INTELEKT – WOLA DZIAŁANIA.
Efektywna komunikacja oszczędza czas
Umiejętność komunikowania się na poziomie skutecznym jest filarem efektywnego zarządzania czasem. Komunikując się prawidłowo – zyskujesz czas, w którym nie musisz już poprawiać tego, co zostało błędnie zrobione przez Ciebie lub kogoś innego w sytuacji, gdy błąd wynikał z niedomówienia/niezrozumienia.
Jasne zasady
Kolejnym, równie ważnym elementem, są jasne zasady – pochodna komunikacji. Mogą dotyczyć wspólnej pracy, współpracy czy wspólnego mieszkania itp. Przeważnie określone są w formie regulaminów czy wewnętrznych procedur; pisanymi lub niepisanymi kodeksami postępowania w określonych sytuacjach. Niektóre wynikają z obyczajowości naszego kraju, prawa korporacyjnego czy zwykłych kontraktów zespołowych. Mogą być również niepisanymi regułami, które przyjmą się z czasem i będą funkcjonować z mniejszym lub większym powodzeniem. Ale pamiętaj, proszę, że gdy pojawia się nowy lokator, członek rodziny, współpracownik – należy go poinformować o tych zasadach, pokazać zależności, nauczyć. Jeśli nie powiesz, nie pokażesz, jak u Was jest – prawdopodobnie nie dowie się tego, a co więcej: ponieważ nie będzie wiedział, będzie działał inaczej, po swojemu, zgodnie ze swoimi przewidywaniami, powodując niepotrzebne napięcia i frustracje. Ustalone zasady ZAWSZE wzmacniają komunikację i usprawniają przepływ informacji.
Dla własnej wygody i usprawnienia życia spróbuj określić zasady, którymi się kierujesz: te, które przyjmujesz podczas wykonywania swojej pracy, możesz powiesić przy biurku w widocznym miejscu; te domowe możesz wymalować na ścianie mieszkania. Zasady niekoniecznie muszą dotyczyć najbardziej istotnych zagadnień; spisane i umieszczone w widocznym miejscu będą Cię prowadzić, przypominając, dlaczego coś robisz w dany sposób (np. gdy dostaję protokół reklamacyjny, już na etapie przyjmowania staram się sprawdzić i wyeliminować błędy, by za 2 tygodnie nie analizować ponownie, co się stało – wykorzystanie w tym momencie efektu świeżości oszczędza mi w przypadku błędów jakieś 2-3 dni, przewidziane na poprawki).
Cały artykuł ukazał się w Kreatorka Uskrzydla
