Wyścig z czasem dotyczy każdego z nas w różnym stopniu. Każdy z nas ma swoje ulubione narzędzia, metody, zasady i sposoby na zarządzanie czasem. Na to, by być bardziej wydajnym i efektywnym, szybciej i bardziej pracować, osiągać lepsze wyniki. Codziennie mierzysz się z tysiącami spraw, zadań, wyzwań. Stajesz na starcie do wyścigu. Wyścigu efektywności, produktywności i wyścigu z czasem.

TIMETRICK powstał właśnie przed chwilą i bardzo przypadł mi do gustu. To jedno z tych słów, jak ZEN czy WORKFLOW, które mieszczą w sobie tak wiele i są połączeniem kropek twórczych (o kropkach pisał Austin Kleon). Wg mnie oczywiście. Dzisiaj prezentuję Wam pierwszą część moich sposobów na efektywność, produktywność, ogarnięcie zadań i organizację czasu. W poprzednim tygodniu podzieliłam się kilkoma moimi sposobami – dziś ciąg dalszy!

1. USTAL SOBIE CZAS PRACY SKONCENTROWANEJ

Jeśli co chwilę ktoś Ci przeszkadza, warto zainwestować w znak-sygnał informujący Twoich współpracowników, że właśnie teraz jest czas pracy własnej i chciałabyś pozostać w skupieniu – możesz własnoręcznie wykonać czerwoną (lub w innym kolorze) flagę na biurko lub tabliczkę na drzwi z żartobliwym napisem „Czas pracy skoncentrowanej lub korzystać ze słuchawek – nie zapomnij tylko poinformować innych, o co chodzi. Oczywiście jeśli jesteś maklerką giełdową, odbierasz telefony w call center lub jako freelancerka świadczysz usługi online – metoda nie zadziała. W moim przypadku w pokoju czteroosobowym działały słuchawki, izolujące mnie izolowały od reszty współpracowników, które stanowiły jasny sygnał: „Skupiam się”. Teraz wywieszam kartkę z napisem „Zaraz wracam” – eliminuje wejścia 90% osób, które chcą zapukać.

Kiedy zapewnisz sobie wystarczająco optymalne warunki – postaraj się maksymalnie skoncentrować na wykonywanym zadaniu i maksymalnie długo utrzymać koncentrację. Może to okazać się niewątpliwie trudne, jeśli jesteś niewolnicą mediów społecznościowych lub programu pocztowego.

2. RÓB (a nie tylko planuj) PRZERWY – PRZERWY NIE SĄ STRATĄ CZASU

Utrzymując koncentrację na zadaniu – pracujesz nad nim i działasz, idziesz do przodu. Potrzebujesz też przerw. Po każdym bloku pracy należy Ci się kilka minut przerwy (mniej więcej w proporcji 75-85% czasu pracy do 15-25% czasu na przerwę). Przerwa powinna być odpoczynkiem od pracy i ma na celu pomóc Ci zregenerować siły i odprężyć się. Zmień na chwilę otoczenie; jeśli pracowałaś przy maszynie – sprawdź pocztę; jeśli przy komputerze – wstań, by zrobić sobie herbatę. Pamiętaj – przerwa nie jest stratą czasu, to czas na regenerację sił. Częstotliwość przerw i długość bloków pracy to indywidualna sprawa. Wypróbuj różne częstotliwości dla różnych zadań i sprawdź, co Ci odpowiada. A potem stosuj z rozwagą. Ja preferuję cykl 1,5-2 h pracy – 0,5 h przerwy.

3. ODPUSZCZAJ i NAUCZ SIĘ ODPOCZYWAĆ

Twoja efektywność nie jest pochodną tego, ile zrobisz w najkrótszym czasie, ale tego, co odpuścisz i kiedy zajmiesz się regeneracją sił, czyli odpoczynkiem. Te dwie proste zasady są naprawdę niezwykle trudne do wdrożenia, bo przecież chciałabyś wszystko zrobić sama i jednocześnie niczego sobie nie odmawiać ani z niczego nie rezygnować! Sekret tkwi w umiejętności wybierania – wybierając, nie masz poczucia straty (tak jak w przypadku rezygnacji). Jednocześnie nie wszystko musisz robić, a na pewno nie wszystko musisz robić sama. Ma to związek również z wyborem życia TU i TERAZ. Przesadna ilość zadań, które na siebie bierzesz, nie pozwala Ci skupić się na tym, co ważne teraz, w danym miejscu – albo zaprzątasz sobie głowę tym, co robiłaś przed chwilą (czy na pewno w pośpiechu  zrobiłaś wszystko dokładnie, użyłaś właściwych napisałaś, załączyłaś niezbędne pliki itp.) albo przebywasz już w przyszłości, na kolejnym zebraniu, które odbędzie się tuż po tym, na którym właśnie jesteś. Wybieraj tylko to, co przybliża Cię do realizacji Twoich celów lub to, co sprawia Ci przyjemność (OK – obiady u teściowej przybliżają Cię do celu bycia w szczęśliwym związku i życia w szczęśliwej rodzinie).

Druga sprawa: czy potrafisz odpoczywać? Tak naprawdę odpoczywać, przede wszystkim od wykonywanej na co dzień pracy lub domowych obowiązków? Jeśli uważasz, że nie masz na to czasu, proponuję zaplanować w terminarzu czas na odpoczynek. Potraktuj to jako zadanie do wykonania – regularny odpoczynek, wystarczająca ilość snu, regeneracja ciała i duszy poprawiają Twoją efektywność. Wyeliminuj częstą pułapkę, jaką stanowią dodatkowe zajęcia, np. sportowe, które – wpisane do terminarza – stają się kolejnym obowiązkiem, a nie przyjemnością. Nie każda z nas jest osobą stworzoną do sportowego trybu życia, więc udzielanie się na tym polu na siłę może nieco przyprawiać o frustrację, zamiast relaksować (to samo dotyczy innych aktywności, takich jak nauka języków, gra na gitarze, szydełkowanie czy spotkania kółka gospodyń wiejskich). Jeśli teraz nie potrafisz odpoczywać, zacznij od zaplanowania na to czasu, a gdy nadejdzie przewidziana w terminarzu pora, zastanów się, co chciałabyś porobić – i zrób to! Poczytaj, wsiądź na rower, wstąp na kawę do sąsiadki, pogadaj z przyjaciółką, napisz list do rodziców, poćwicz jogę. Oddaj się swojej pasji/hobby. Zrób to, na co masz akurat ochotę. A jeśli masz ochotę leżeć i gapić się w telewizor – to też jest OK. Nie traktuj odpoczynku jako zmarnowanego czasu!

Dopiero gdy nauczyłam się odpuszczać i odpoczywać prawdziwie, poczułam, że wszystko przebiega łatwiej, szybciej, sprawniej. Łatwiej jest mi koncentrować się, rozwiązywać problemy, porozumiewać się z ludźmi. Polecam Ci znaleźć swój czas i swoją formę relaksowania się, odprężania i odpoczynku.

4. ZNAJDŹ CZAS NA REFLEKSJĘ

Rozmyślać, układać sobie w głowie, analizować najbardziej lubię podczas jazdy autem, szczególnie wtedy, gdy sama prowadzę. To mój czas na chwilę refleksji nad tym, co już zostało zrobione, a co jeszcze jest do wykonania; poukładanie w głowie myśli, spisanie notatek podręcznych, rozdzielenie zadań przychodzących, przygotowanie kolejnej listy, zastanowienie się nad zadaniami w kontekście ich zaplanowania – to czynności, do których potrzebne jest skupienie. Znajdź codziennie zaledwie chwilę, aby uporządkować własne myśli i oddać się refleksji. Możesz też, jeśli chcesz, wykonać ćwiczenie wdzięczności czy zapisać kilka zdań w dzienniku.

5. DELEGUJ

Nie wszystkie zadania musisz zrealizować sama. Niech inni zrobią coś za Ciebie – nie bój się tego! Korzystaj z delegowania jako możliwości wykonania czegoś przez innych (nie potrzebujesz do tego podwładnych). Poproś o pomoc koleżankę, zleć wykonanie komuś, kto zna się lepiej lub lepiej wykona daną czynność. To prawda, że czasem trzeba za to zapłacić. Ale zauważ, że wiele rzeczy można oddelegować, wykorzystując zasadę wzajemności albo barter (nawet w domu!), zaoszczędzony czas poświęcając na coś ważniejszego lub odpoczynek. Delegowanie pozwala na odciążenie w pracy i zyskanie czasu na ważniejsze zadania. Jeśli posiadasz pracowników, dzięki delegowaniu możesz wykorzystać ich wiedzę, wzmocnić motywację, wesprzeć rozwój umiejętności. Jeśli dasz ludziom swobodę w działaniu – będziesz miała mniej na głowie.

Podczas delegowania pamiętaj, aby określić, kto i co ma zrobić, po co ma to zrobić, w jaki sposób, z czego może skorzystać i jakiego efektu oczekujesz. Nie deleguj jednak zadań wynikających z roli kierowniczej czy rodzicielskiej, zadań poufnych, zadań o wysokim ryzyku czy nagłych i wyjątkowych.

PS. To jest część artykułu, który ukazał się w magazynie Kreatorka Uskrzydla

Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj również:

W poszukiwaniu straconego czasu 9 – wyścig z czasem czyli moja złota dwunastka TIMETRICK’ów (część 3) W poszukiwaniu straconego czasu 7 – wyścig z czasem czyli moja złota dwunastka TIMETRICK’ów (część 1) W poszukiwaniu straconego czasu – część 1. Czas jest zorganizowany W poszukiwaniu straconego czasu 4 – praktyka uważności a organizacja czasu