Na moim biurku, po lewej stronie, jest kupka dokumentów z terminem wykonania – pisma, ankiety, regulaminy naboru wniosków itp. Każdy dokument, jaki do mnie wpływa, od razu zostaje przyporządkowany – albo chowam do segregatora (czyli archiwizuję), albo deleguję, albo odsyłam, jeśli dokument trafił do złego działu, albo odkładam właśnie na tę kupkę.

Termin określa pilność

Działając w oparciu o matrycę Eisenhowera potrafię w ciemno określić, do której ćwiarteczki dodać aktualne zadanie, w tym między innymi zadanie terminowe. Ale jeśli coś ma termin za tydzień, to nie znaczy od razu, że automatycznie trafi do pilnych. Dlaczego? Dlatego, że do pilnych trafia coś, co muszę zrobić koniecznie w ciągu najbliższych 5 dni. W korzystaniu z matrycy trzeba również wziąć pod uwagę swoje możliwości, czyli czas, którego potrzebuję na wykonanie danego zadania. I zasoby, którymi dysponuję.

Termin to nie wszystko

Zanim przyporządkuję zadanie do matrycy, czytam dokładnie, czego dotyczy i dokonuję wstępnego rozeznania – chodzi o to, żeby „wypełnienie ankiety monitorującej” nie okazało się koniecznością zgromadzenia / odszukania tysięcy dokumentów, danych, zrobienia dodatkowej dokumentacji, zdobycia poświadczeń, decyzji, oświadczeń i zebrania kilkunastu podpisów. A tak niestety się zdarza – coś, co pozornie wygląda na niewinne wypełnienie kilkunastu danych (czyli praca ok. 1-2 godzin) okazuje się pracą na kilka dni, bo w tejże ankiecie należy dołączyć dokumentację, obliczyć dane finansowe itp.

Zawsze najpierw sprawdzam

Dlatego też, gdy wpływa do mnie pismo z terminem wykonania, od razu oglądam i sprawdzam, czego dotyczy. Jeśli mam przedstawić dane, które muszę zdobyć od kogoś innego, to od razu nadaję bieg tym zdarzeniom – później może kogoś nie być, wygenerowanie niezbędnych raportów może komuś zabrać więcej czasu niż mi się wydaje, sporządzenie / pobranie / skopiowanie dokumentów i opatrzenie ich stosownymi podpisami nie zawsze trwa godzinę. Dlatego, aby skutecznie oszacować czas, potrzebny do wykonania danego zadania, od razu zaglądam głębiej, by później mnie nic nie zaskoczyło.

Omijaj pośpiech i stres deadline

Zostawiając sobie wszystko na ostatnią chwilę (kiedyś), często zaskakiwał mnie ogrom ukrytych pod powierzchnią terminu zadań do wykonania. Przyspieszałam wiec do granic niemożliwości, byłam niemiła dla ludzi i wydawało mi się, że celowo nie chcą mi pomagać. Ludzie mnie nie lubili. Stresowałam się i załamywałam niemocą twórczą. Brakiem czasu. Wizją, że nie zdążę, że nie podołam, że zawalę termin – a ja nigdy nie zawalam terminów, nigdy się nie spóźniam itp. Aż nastał rok samodoskonalenia i rozwoju osobistego i wszystko zaczęło się układać. A to przez zmianę nawyków, między innymi w zakresie efektywności powodowanej dobrą organizacją pracy.

Zidentyfikuj startline!

Wiem, pewnie nie ma takiego słowa „startline”. Ale skoro jest „deadline” na koniec, to na początek jest „startline”. Zanim odłożysz na kupkę z terminami swoje zadanie, poświęć kilka minut na analizę, co tak naprawdę będzie do zrobienia. Może nie naklejaj (jak ja kiedyś) karteczek z terminem wykonania, a karteczki z terminem rozpoczęcia (jak ja teraz). Zabierz się za zadanie wystarczająco wcześnie. I niech Cię nie zmyli świadomość, że to termin rozpoczęcia, więc możesz to odłożyć na jutro. Jeśli jest dziś, to zacznij dziś – nie musisz dzisiaj kończyć, po prostu zrób cokolwiek, aby zacząć. Spróbuj nieco odwrócić macierz Eisenhowera i wyobraź sobie, że termin oznacza termin rozpoczynania zadań a nie ich kończenia. Że planowanie strategiczne wykonania zadań wg kryterium ważność/pilność dotyczy tego, kiedy najpóźniej możesz się za to zabrać, by deadline nie powodował wypieków i stresu.

Zrobione jest lepsze od idealnego

To prawda! Jest też lepsze od nie zrobionego. Ale! Zrobione byle jak, pobieżnie, byle odhaczyć i mieć z głowy jest … na nic. Zrobione byle jak wróci i będzie trzeba to poprawić, czyli jeszcze raz zacząć, zagłębić się w temacie, przeanalizować to, co było byle jakie, wykonać tę pracę, która była wykonana niedokładnie, poprawić. Czyli – poświęcić znacznie więcej czasu, niż rzeczywiście trwałoby wykonanie zadania, jeśli nie goniłby deadline.

Zmiana nastawienia

Wykształcenie w sobie nawyków (zwłaszcza tych pozytywnych) jest prostą sprawą i wcale nie trwa jakoś szczególnie długo – po prostu trzeba poświęcić nieco czasu i cierpliwości (oraz siły woli) na ich wdrożenie. Zmiana nastawienia i nawyków jest czasochłonna – to prawda – ale w perspektywie długoterminowej pozwala zaoszczędzić wiele czasu. Czasu, który można przeznaczyć na odpoczynek, hobby, budowanie relacji z ludźmi!