KONTROLA EFEKTYWNOŚCI

http://www.antosiewicz.edu.pl/kontrola-efektywnosci/

Aby efektywnie zarządzać sobą w czasie, dobrze jest kontrolować swoją efektywność, ponieważ to kontrola efektywności pokazuje nam, w jaki sposób zarządzamy swoim czasem. Aby robić to dobrze i być mega efektywną osobą należy na bieżąco sprawdzać, jak dobrze sobie radzimy z planowaniem, realizacją zadań, delegowaniem, organizacją czasu. Temu właśnie służy kontrola efektywności.

Przez ostatni tydzień sierpnia pokazywałam narzędzia, które pomagają w efektywnym planowaniu. Jednak samo planowanie nie wystarczy – nie wystarczy również wykonywanie działań, chociaż zrobienie czegokolwiek jest zawsze lepsze niż tylko planowanie. Do dopełnienia efektywności potrzeba jest również kontrola efektywności naszej pracy, czyli wnikliwa analiza tego, w jaki sposób nasz plan został zrealizowany. Bez tego żadna efektywność nie będzie wystarczająco produktywna.

Aby poznać siebie i odpowiednie dla siebie sposoby efektywnego działania musisz więc systematyczne analizować co zostało wykonane, co nie zostało wykonane i dlaczego, co Ci przeszkodziło – takie zadania to kontola efektywności osobistej. Jest to o tyle ważne, że pozwoli CI poznać swoje mocne i słabe strony oraz zaplanować działania mające na celu zmianę nawyków po to, by jeszcze bardziej zwiększyć efektywność. Każde ustalanie celów i planowanie są dobre wtedy, gdy dobra jest ich realizacja oraz kontrola efektywności podsumowująca dotrzymanie założeń. Kontrolujemy więc: przebieg pracy i czynności oraz wyniki (osiągnięte cele).

Kontrola efektywności to „sprawdzanie” naszej umiejętności zarządzania czasem na trzech poziomach. Poniżej listy pomocne w analizie efektywności i samokontroli.

Kontroluj regularnie plany roczne, miesięczne, tygodniowe i dzienne:

  • Co z założonych zadań/celów zostało załatwione?
  • Jakie wyniki zostały osiągnięte?
  • Co nie zostało załatwione i dlaczego?
  • Na co został zmarnotrawiony czas?
  • Co w związku z tym trzeba uwzględnić przy planowaniu następnego okresu?

Kontrola efektywności to jedno z zadań do wykonania, dlatego wszystkie przeglądy i kontrole, tak samo jak zadania, trzeba odpowiednio wcześnie zaplanować i przeprowadzić, aby móc w odpowiednim czasie wprowadzić poprawki i podjąć działania ukierunkowujące na zwiększenie efektywności. Należy zaplanować na nie czas i dbać o regularne przeglądy.

KONTROLA PRZEBIEGU PRACY

Każdego dnia zadaj sobie pytania czy:

  • Pracujesz tylko nad zadaniami przynoszącymi korzyść lub koniecznymi do wykonania?
  • Prace wykonujesz według kolejności priorytetów?
  • Przeprowadzasz zaplanowane zadania w przeznaczonym na nie czasie?
  • W wystarczającym zakresie delegujesz zadania, np. także zadania pilne?
  • Łączysz w jeden blok niewielkie zadania, takie jak telefonowanie, dyktowanie, odpowiadanie na emaile, praca nad poszczególnymi projektami, pojedynczymi celami itp.?
  • Wyczerpujesz wszystkie możliwości racjonalizacji pracy i samo odciążenia się?
  • Zwalczasz indywidualne czynniki zakłóceń i pożeracze czasu?

KONTROLA WYNIKÓW

Kontroluj regularnie swoje plany roczne, miesięczne, tygodniowe i dzienne; zadaj sobie pytanie:

  • Co z założonych zadań / celów zostało załatwione?
  • Jakie wyniki zostały osiągnięte?
  • Co nie zostało załatwione i dlaczego?
  • Na co został zmarnotrawiony czas?
  • Co w związku z tym trzeba uwzględnić przy planowaniu następnego okresu (dnia, tygodnia, miesiąca)?
  • Co należy zmienić/poprawić/udoskonalić?

SAMOKONTROLA (PRZEGLĄD DNIA)

Codziennie na koniec dnia (w pracy lub wieczorem w domu) zadaj sobie kilka (albo wszystkie) z poniższych pytań, aby nabrać dystansu do tego, czym zajmowałaś się przez cały dzień.

  • Kto (albo co) sprawił(o) mi dzisiaj radość?
  • Czy dzisiejszy dzień przybliżył mnie do osiągnięcia moich celów?
  • Ile z zaplanowanych zadań udało mi się wykonać?
  • Jak dużo dodatkowych zadań wykonała?
  • Kto (albo co) wpłynął(ęło) dzisiaj na zmniejszenie mojej wydajności?
  • Czy przyniosłam dzisiaj jakąś korzyść mojemu otoczeniu?
  • Na jakie drobiazgi poświęciłam dziś zbyt dużo czasu?
  • Gdzie zawarłam zbyt daleko idący kompromis?
  • Czego nie delegowałam, chociaż zaoszczędziłoby mi to pracy i czasu?
  • Jak oceniłabym siebie z punktu widzenia pracownika, kolegi albo szefa?
  • Czy mogłam zrezygnować z kilku działań?
  • Czego się dzisiaj nauczyłam?
  • Czy zanotowała lub opracowałam swoje idee i pomysły?
  • Co odpuściłam; z czego zrezygnowałam?
  • Co przyjemnego mogę jeszcze dzisiaj zrobić?

Kaśka

Dodaj komentarz