Czasooszczędność stała się moim nawykiem. NIE! STOP! Stała się moja obsesją. Mam swoje sztuczki oszczędzania czasu.

W ramach cyklu W poszukiwaniu straconego czasu na łamach Magazynu Kreatorka Uskrzydla dzieliłam się swoimi timetrick’ami (i tu, tu oraz tu). Ale cykl ten powstawał już dawno temu, a ja ciągle w tym temacie ewoluuję. I szczerze mówiąc – jestem coraz lepsza!

Sztuczki oszczędzania czasu to takie małe niewinne chwyty, którymi daję radę nawet największym i najbardziej czasochłonnym zadaniom. To moje sekretne sposoby na bycie czasooszczędną. Takie małe sztuczki. Kodeks efektywności i produktywności.

1. Zapisuj wyraźnie numery telefonów i dopisuj do nich nazwiska / nazwy firm i ewentualnie hasło/nazwę sprawy

Odczytywanie bazgrołów i dociekanie, czyj numer wpisany został na marginesie lub jakie to nazwisko, poszukiwanie karteczek z zapisanym kontaktem lub wertowanie kalendarza z myślą: zapisałam to tutaj na marginesie, musi gdzieś tutaj  zabierają naprawdę wiele cennych chwil – kiedyś doprowadzało mnie to do szału do tego stopnia, że pomijałam oddzwanianie i czekałam aż TEN KTOŚ sam ponownie zadzwoni – niewątpliwie totalnie nieprofesjonalny chwyt i pewien procent straconych znajomości biznesowych oraz kontaktów.

Dodatkową opcją, która znacznie skraca czas telefonowania (np. do klientów) jest oczywiście zapisywanie numerów bezpośrednio w komórce – ale! w przypadku dużej rotacji klientów jest takie zagrożenie, że pamięć telefonu się przepełni.

Ja przy zapisywaniu konieczności wykonania telefonu zapisuję obok od razu numer (jeśli nie mam go w komórce) – robię to podczas planowania zadań. Gwarantuje mi to wykonanie zadania od ręki, jak tylko przyjdzie na to zadanie czas, a jednocześnie eliminuje zagrożenie, ze coś mnie rozproszy, gdy będę szukała numeru.

2. Zaznaczaj ważne fragmenty w książkach, z których będziesz chciała skorzystać (w życiu, podczas prowadzenia zajęć)

Pamiętacie szkolne czytanki, w których zaznaczało się ważne rzeczy? Charakterystykę postaci, opis sytuacji? Albo podręczniki do historii czy biologii? Ja zawsze lubiłam zaznaczać – łatwiej było mi później odnajdywać ważne informacje. W czasach mojej podstawówki, nie było jeszcze markerów i takiego wyboru zakreślaczy, nie było też różnego rodzaju mazaków, karteczek post it nie wspominając o moich ukochanych karteczkach indeksujących, których zużywam obecnie bardzo wiele.

I tak mi zostało. Kiedy coś czytam lubię sobie zaznaczyć, zakreślić to, co dla mnie istotne. Sama czynność zaznaczania, zakreślania, przyklejania karteczki jest dla mnie fascynująca. Robię też czasem notatki na marginesie, tylko, że po wielu miesiącach / latach trudno mi się domyślić, co miałam na myśli.

Niemniej jednak robię to po to, by w kluczowym momencie nie szukać pośród 360 stron tego właściwego zdania. Obejrzenie okołu 100 karteczek lub kolorowych zakreślników jest o wiele mniej czasochłonne. No i w zasadzie można sobie przy okazji odświeżyć lekturę na nowo. Można też notować sobie w notesie ważne zdania.

Chyba to jest także przyczyną tego, dlaczego nie lubię czytać na nośnikach innych niż papier – zarówno jeśli chodzi o książki, jak i artykuły, dokumentacje konkursowe, wytyczne itp. Ciekawe zapisane przeze mnie na FB linki czy artykuły wrzucone do linkowni w ogóle mnie nie pociągają – po prostu nie lubię czytać na elektronice, bo nie mogę sobie zakreślić, a żeby potem do czegoś wrócić muszę czytać od nowa. Strata czasu!

3. Posiadaj osobisty NOTES – męczy mnie notowanie na komórce, ileż ważnych myśli umknęło zanim poklikałam, żeby otworzyć notatkę (WIFI, Aplikacja, nowy zapis) a ile się nie zapisało bo nie kliknęłam „zapisz/save”…

Notes jest dla mnie ważny. Bardzo ważny. Nie jakiś organizer, kalendarz, planner – ale właśnie notes. Zwykły, ja lubię najbardziej w linie, ale są osoby, które preferują kropki albo kratkę, albo czyste strony. Notes muszę mieć zawsze pod ręką – zapisuje tam ulotne myśli, wrażenia, pomysły, inspiracje. Rzadziej coś wklejam – wolę przepisać, własnoręcznie zanotować, bo jak notuję, to mi się bardziej utrwala (jeśli w szkole robiłam jakieś ściągawki to tylko po to, by się pouczyć – nigdy nie umiałam ściągać!) – mimo całej mojej miłości do map myśli, myślenia wizualnego i skatchnotingu – czasem po prostu zapisuję linearnie.

Sięgam po notes, wysuwam długopis ze strzemiączka, otwieram i zapisuję – ledwie pół minuty albo i krócej!

4. Zawsze miej na czym się skoncentrować

Znajdź sobie cel tzw. rezerwowy (np. z listy może/kiedyś) – jak już odhaczę wszystkie zaplanowane zadania i bieżączkę wpadającą w tzw. międzyczasie i mam tzw. wolną chwilę, to nic nie robienie, brak koncentracji strasznie mnie męczy… czas się dłuży …

Moja praca jest dość sezonowa – tak to nazywam, bo jej ilość zależy od tego, kiedy instytucja ogłosi konkurs na nabór konkretnych projektów. Zależy też od tego, w ile i w jakie projekty – ich realizację – jestem aktualnie zaangażowana. Czasem muszę zostać dłużej albo popracować wieczorem, a czasem … tzw. sezon ogórkowy.  Poza tym, że zajmuję się projektami, zajmuję się blogiem, szkoleniami, samorozwojem. Ale czasem trzeba mieć czym zapełnić czas przewidziany etatem. I wówczas warto mieć cel rezerwowy. Niezagospodarowanie własnej osoby, brak celu, na którym możemy się skupić by go realizować, brak jakiegokolwiek zajęcia jest strasznie męczący.

Nadmierne zastanawianie się nad tym, co by teraz porobić, lub nieumiejętność podejmowania decyzji którą rzeczą teraz się zająć też jest stratą czasu. Dlatego tak ważne jest planowanie, umiejętność priorytetyzowania zadań i sposób ich realizacji – umiejętność skupienia się na jednej rzeczy, utrzymanie koncentracji, posiadanie celu. Ja np. nie lubię tracić czasu na poprawki. Wolę zrobić od razu dobrze, chociaż zajmie mi to więcej czasu, niż zrobić byle jak tylko po to, żeby zrobić bo wiem, że to nie zrobione wróci do mnie jak bumerang i będę musiała sobie najpierw od nowa rozszyfrować problem a potem poprawić to wszystko, co zrobiłam jakoś – czyli źle, niedbale, nieprofesjonalnie, bez adekwatnego zaangażowania.

Lepiej zadbać od razu o jakość, poświęcić wystarczająco dużo czasu, wykonać zadanie, uporać się z nim. Lepiej niż zrobić jakoś, a potem tracić czas na poprawianie po sobie.

Tak samo jest też z takim automatycznym odhaczaniem zadań na liście. Np. zaplanowałam na dzisiaj rozmowę telefoniczną z klientem, ale nie mam czasu się do niej przygotować, nie jestem za bardzo w nastroju. Ale mam na liście, więc dzwonię, bo obiecałam kontakt. I co? Zadzwoniłam, porozmawiałam, bez celu, bez struktury, bez sensu tracąc czas. Z jednej strony wykonałam telefon, dotrzymałam słowa, a z drugiej … niewiele się dowiedziałam, w zasadzie niczego nie ustaliłam, wiec i tak będę to musiała powtórzyć!

Dobrą zasadą jest: nie rób dwa razy tych samych rzeczy. I nie marnuj czasu na nic nie robienie, chyba, że akurat odpoczywasz!

5. Stosuj wideomaile

Ogólnie uważam, że email jest obecnie najwartościowszą formą kontaktu i komunikowania się z innymi (w ogóle komunikacja pisana). Nie, nie chodzi mi o to, że warto mieć kwity na wszystko i na wszystkich oraz zasłonkę tyłka na każdą możliwą okazję (chociaż w mojej instytucji naprawdę są ludzie, których – mam wrażenie – praca polega na tym, by sobie na wszystkich produkować kwity, nie darząc nikogo zaufaniem) – chodzi mi o oszczędność czasu.

Po pierwsze, wysłanie maila zajmuje mniej czasu niż rozmowa telefoniczna, która wymaga czasem konwenansów i wstępu na pograniczu rozmowy towarzyskiej, zwłaszcza, jeśli ktoś jest ciekawy świata lub długo się z kimś nie słyszał.

Po drugie, otrzymuję odpowiedź najczęściej w formie pisemnej, co pozwala mi archiwizować informacje i nie tracę czasu na przypominanie sobie przebiegu rozmowy i poszukiwanie adekwatnych notatek.

Po trzecie, mailem można się zająć w dowolnej chwili, nie mam problemu z tym, że komuś przerywam pracę, żądając natychmiast odpowiedzi przez telefon, nie tracę czasu na dodzwonienie się, czekanie na wolną linię itp.

Po czwarte, wysyłam maila i mam sprawę odhaczoną lub zdelegowaną. Nie zaprzątam sobie nią głowy aż do odpowiedzi, nie muszę już o niej pamiętać. A zajmę się nią w kolejnym zaplanowanym na nią czasie i posiadając odpowiedź mailową będę mogła sięgnąć do niej wówczas, gdy będę się tym zajmowała znowu.

Najgorsze jednak sytuacje to te, w których wysyłam maila, zamykam sprawę (do następnego razu), biorę się za kolejne zadanie i w połowie tego zadania, całkiem innego, dzwoni do mnie adresat maila z odpowiedzią 🙁 Załamka po prostu. Mam taką dziwną zasadę, że jak do kogoś dzwonię a on nie odbiera to potem oddzwania. czasem odbiera i mówi, że zadzwoni potem, bo teraz nie ma czasu lub zajmuje się czymś innym. Więc jeśli wysyłam maila, to oczekuję odpowiedzi tą samą drogą. Gdyby to była pilne i ważne i terminowe to zadzwoniłabym najpewniej. Tymczasem np. zbieram informacje do sprawozdania i wysyłam pytania / prośby o informacje. I telefon, podczas rozmowy przez który są mi dyktowane jakieś dane (najczęściej dane liczbowe), które muszę gdzieś zapisać, zapewne na podręcznej karteczce post it (bo przecież teraz robię coś innego), której na bank będę później poszukiwać tracąc cenne sekundy z mojego czasu pracy – jest mi zwyczajnie niepotrzebny.

Ale co mają z tym wspólnego wideomaile? Otóż ostatnio dostałam maila od mojego klienta, którego poprosiłam o wyłuszczenie sedna sprawy dotyczącej planowanej inwestycji. Klient zamiast opisywać sytuację, po prostu nagrał filmik, wrzucił go na youtuba na prywatny kanał i dał mi do niego dostęp, wysyłając linka. Proste? Proste!

A jakie czasooszczędne!

Pomyślałam, że to jest doskonały pomysł, szczególnie w sytuacji, gdy udzielam komuś wyjaśnień, instrukcji, czy chciałabym wytłumaczyć dokładnie o co mi chodzi. nagranie filmu zajmuje zapewne mniej czasu niż napisanie obszernego maila. A i wrócić łatwiej. I przyjemniej się ogląda niż czyta.

6. Programuj np. pralkę, zmywarkę itp.

Może wydać wam się to dziwne, gdzie tu oszczędność czasu – dla mnie jednak istnieje. Pisałam już kiedyś o tym, że mam dzień domowy, w tym roku szkolnym przypada na wtorek, wtedy nie planuję żadnych wyjść, spotkań itp. Jednocześnie nadrabiam domowe obowiązki, np. piorę, prasuję, gotuję (żeby było jasne, w inne dni też gotuję, ale we wtorek się rozwijam w temacie) itp. (ostatnio gdy na Kawie Kreatorek o tym mówiłam, jedna z uczestniczek zapytała mnie: i pierzesz cały wtorek?).

Odkryłam, że programowanie urządzeń domowych może znacznie zaoszczędzić czas. Np. wychodząc rano do pracy mogę zaprogramować start pralki czy zmywarki w taki sposób, żeby się skończyły tuż przed moim powrotem (trochę to wynika również z tego, żeby w razie awarii woda nie stała na posadzce przez 8 godzin, a jedynie przez 2). Jak wracam, to mam już jedno pranie zrobione, więc jestem tak ze 2 godziny do przodu – mam tylko 1 pralkę i niestety muszę czekać, aż jedno upierze, zanim wstawię kolejne (jak będę miała kiedyś dom i pralnię to na pewno będę miała dwie pralki).

To programowanie to bardzo przydatna funkcja. Nie muszę czekać, aż się skończy, bo gdy jestem gotowa na startowanie z czymś, to poprzednie jest już skończone.

(na pewno ten punkt powstał również z innych przyczyn, których teraz nie pamiętam.)

7. Kupuj tylko to, co niezbędne i nie magazynuj rożnych „przydasiów”

Szukanie ogólnie zajmuje nam bardzo dużo czasu.

• Im mniej masz, tym łatwiej znaleźć.
• Im mniej masz, tym łatwiej wybrać.
• Im mniej masz mniej tracisz czasu na podejmowanie decyzji (w co się ubrać?, którą wziąć torebkę?,  co zjeść na kolację?, której maseczki dzisiaj użyć?).
• Im mniej masz, tym szybciej sprzątasz.
• Im mniej masz, tym łatwiej się skoncentrować, tym mniej rozpraszaczy.
• i tak dalej ….

Odsyłam do podstaw minimalizmu (zdrowego minimalizmu).

Do szału doprowadza mnie przekładanie gromadzonych rzeczy z miejsca na miejsce, bo nie mam ich gdzie „upchnąć”, do szału doprowadza mnie szukanie w tej stercie przydasiów czegoś, co na pewno gdzieś tam miałam. A jeszcze bardziej doprowadza mnie do szału, gdy znajdę to coś i okazuje się, że nie jest takie, jak sobie zapamiętałam, albo zwyczajnie nie da się zastosować do tego, do czego tego szukałam!

Dlatego eliminuję chomikowanie. Zbieractwo tego, czego nie używam, a co posiadam, zostawiłam, zachowałam, schowałam „na wszelki wypadek, bo się kiedyś może przydać”.  Przez takie rozumowanie prawie już nie da się wejść do piwnicy, a w garażu to dobrze, że się jeszcze auto mieści.

Co za strata czasu!

Punkt ten nie dotyczy oczywiście pamiątek i rzeczy wartościowych dla nas sentymentalnie (aczkolwiek można je naprawdę złożyć w jedno miejsce, by zajmowanie się nimi nie pochłaniało cennych minut). U mnie punkt ten nie dotyczy również książek, chociaż i do tego zaczynam dojrzewać, zwłaszcza po akcji Magdy i Kasi.

8. Prowadź listę zadań wykonanych ponad plan

Często zdarza mi się, że mam coś zaplanowanego na bliżej nieokreśloną przyszłość. Albo na bliżej określoną czyli „w tym miesiącu”.  Albo … nagle coś się pojawia i robię to od ręki, natychmiast, w pierwszej wolnej chwili! Bo mnie ciekawi, inspiruje, bo chcę mieć to już z głowy.

Dla takich zadań, wykonanych (spontanicznie) ponad plan, bo doznałam olśnienia, weny, nagłej inspiracji czy niespodziewanego przypływu energii prowadzę sekretną listę – zapisuję na niej to, czego nie planowałam a zrobiłam (i mam załatwione). To bardzo dobra sztuczka. Motywuje. Inspiruje. Pozwala napawać się sukcesem mega produktywności. To ogólnie bardzo dobra lista, bardzo ważna – dla mojej motywacji i dla mojego ego ważniejsza nawet niż lista zadań do zrobienia.

I działa doskonale.

9. Polub wszędobylskie karteczki

Posiadanie pod ręką małych karteczek post-it albo karteczek indeksujących jest bardzo pomocne, gdy trzeba szybko coś zapisać, albo zaznaczyć – działa u mnie jak przycisk „zapisz link” / „dodaj do ulubionych”. I nie tracę czasu na poszukiwanie kartki, na której mogę coś zapisać.

Karteczki mam wszędzie, gdzie jestem: w kuchni na stole, w pracy na biurku, w salonie pod ławą, w sypialni w szafce nocnej i … dodatkowo w organizerze oraz w aktualnie czytanej książce 🙂

Takie podręczne karteczki pozwalają tez na zapisywanie natrętnych nagłych myśli, które wpadają do głowy podczas robienia czegoś innego – np. przypominam sobie, ze miałam zamówić książkę, albo zadzwonić do kogoś, albo sprawdzić jakiś link – aby się nie rozpraszać i nie przerywać aktualnie wykonywanego zajęcia zwyczajnie hasłowo zapisuję sobie na karteczce, przyklejam ją „na potem” i wracam do niej w odpowiednim czasie (tzw. godzina dla spraw na potem, albo czas, gdy na kogoś czekam, a ten ktoś się spóźnia i spóźnia i nie wiadomo, ile czasu mam do dyspozycji, bo ktoś może w każdej chwili przyjść – nie zabieram się wówczas za nowe duże zadanie, tylko „ogarniam” te karteczkowe sprawy lub inne sprawy, które nie wymagają za wiele czasu, a czekają w kolejce.

Sztuczki oszczędzania czasu – po co?

Sztuczki oszczędzania czasu naprawdę działają. Sztuczki oszczędzania czasu często ratują mi życie, w sensie – pozwalają zdążyć na czas a nawet zrobić więcej.